Как привести дела в порядок | Дэвид Аллен
Книга 83.
Как привести дела в порядок.
Автор: Дэвид Аллен Глава 1.
Методология GTD.
Чтобы работать на полную мощность каждому из нас
нужно научиться эффективно справляться с множеством
дел, сохраняя при этом ясность рассудка, спокойствие и
контроль над ситуацией.
И тогда вы почувствуете, что вы занимаетесь именно
тем, что должны делать в настоящий момент времени.
Практически каждому человеку кажется, что у него слишком
мало времени, чтобы выполнить все задачи.
И это приводит их к стрессу и панике, потому что они
не знают, чем заняться в первую очередь.
И начав делать что-то, человек начинает думать о других
вещах и чувствует непреодолимое желание заняться чем-то
другим, в итоге ничего не успевает – такой синдром
называется «хочу все успеть».
Ведение ежедневника по методике ABC подходит если
у вас мало дел.
Но если вы работаете в крупной компании или на высокой
должности, где вы ежедневно сталкиваетесь с уймой писем,
просьб, жалоб и распоряжений, то весь ваш план может быть
нарушен одной sms-кой от начальника или телефонным
звонком супруги.
Во-первых, вам нужно записать все свои дела.
Во-вторых, четко обозначить желаемый результат каждого
дела.
И в-третьих, написать конкретное действие, чтобы выполнить
данное дело.
Записать, а не просто каждый день мусолить это в голове.
Поэтому основной проблемой людей является не нехватка
времени, а отсутствие ясного понимания проекта и того,
какими должны быть следующие шаги.
Записав это, вы структурируете информацию, поэтому ваш
мозг успокоиться и перестанет возвращаться к этому снова
и снова.
Вам нужно двигаться «снизу вверх», т.е. начинать с самых
обычных повседневных дел.
Справляясь с ними, у вас повысится уверенность
в себе, облегчение и вдохновение, что это работает.
Ваше мышление станет более сфокусированным, что позволит
вам справиться с более сложными задачами.
Т.о. изменив повседневный образ действий и наладив
эффективное управление повседневной рутиной, вас
автоматически начнут посещать идеи по более сложным задачам,
так как больше ничего не будет вам мешать.
Глава 2.
Жизнь под контролем.
1.
Сбор.
Стадия сбора всех дел может занимать очень много времени,
поэтому выделите для этого весь день.
Сперва нужно собрать в одном месте, в так называемой
корзине «Входящие», все дела, которые вы считаете
не завершенными.
Сюда должна попадать абсолютно вся информация: ваши идеи,
задачи, различные даты и т.д.
Для начала запишите все важные задачи, затем второстепенные.
Пишите все, что вам надо сделать или вы хотели-бы
сделать.
В книге вы найдете огромное количество тем, где у вас
могут найтись дела.
Возьмем финансы, коммуникацию с кем-то, покупки, курсы,
которые стоит пройти, семью, хобби и многое, многое другое.
Здесь вы уже сами должны решить, где вести свои записи
– на бумаге или в электронном виде.
Но все они должны храниться в одном месте.
После этого сделайте ревизию всего вашего имущества
и подумайте, чем бы вы хотели когда-нибудь заняться и
что желательно нужно было бы сделать.
Например, навести порядок в гараже или купить кончающиеся
материалы.
После этого соберите все визитки, разбросанные по
всему дому или офису, пароли сохраненные и записанные
на бумажки, абсолютно все документы или любую другую
информацию в одном месте.
При этом если сразу понятно, что какие-то материалы
вам больше не понадобятся – выбрасывайте их.
По мере того, как вы наводите порядок, подумайте, не хотите
ли вы сменить какую-то технику или оборудование.
Устраивает ли вас рабочий стол или компьютер.
Если вы хотите что-то заменить, напишите на бумажке или
создайте блокнот с напоминанием, а затем также поместите
во «Входящие».
Когда вы освободите все полки, столы и шкафы и разложите
все по стопкам, начинайте обрабатывать все это.
2.
Обработка.
Вам нужно рассмотреть каждую вашу мысль, бумажку или
предмет в доме или офисе и решить, что они для вас
значат и что вы намерены по этому поводу предпринять.
Допустим возьмем книги, есть ли такие, которые нужно
прочитать или отдать?
Нужны ли вам ваши старые грамоты или лучше от них
избавиться?
Выписать номера из визиток или выбросить?
Если вы сомневаетесь выбрасывать что-то или нет – оставьте,
чтобы потом об этом не жалеть.
Так вы избавитесь не только от хаоса в голове, но и от
беспорядка на рабочем месте или дома.
При обработке есть три правила: 1.
Начинайте с того, что лежит первым.
2.
За раз беритесь только за один вопрос.
3.
Никогда не возвращайте ничего обратно во «Входящие».
Если вы не будете придерживаться этих правил, то будете браться
лишь за то, что кажется для вас наиболее простым,
а стопка неразрешенных дел будет все расти и расти.
Затем вы забьете на нее и у вас опять начнется неразбериха.
Поэтому пока не обдумаете текущую задачу, не приступайте
к следующей.
Теперь посмотрите на все, что вы записали и собрали,
а затем спросите себя: «Требует ли это сейчас каких-то действий?».
Например, нужно ли кому-то позвонить?
Купить что-то?
Или найти дополнительную информацию в интернете?
Если никаких действий сейчас не требуется, то вы можете
либо удалить эту информацию, если она в будущем вам больше
не понадобится, либо добавить в список «Когда-нибудь».
В этом списке должны находится дела, которые вы, возможно,
захотите когда-то сделать, но не сейчас.
Это может быть изучение японского, прохождение
какого-то мастер-класса, ремонт на кухне и т.д.
На некоторые из них вы можете поставить уведомление,
например, если через четыре месяца состоится концерт,
на который вы хотели бы сходить, но не знаете будете
ли в городе, поставьте в календарь за неделю до
этого уведомление.
Также вы можете сохранить информацию, поскольку она
еще вам может пригодится, сюда можно включить меню
ресторана, наброски проектов, телефонные номера или инструкции,
как что-то делать.
Данную половину диаграммы можно изобразить следующим
образом. (диаграмма стр.
82).
Если действия требуются, то вам нужно написать, во-первых,
какой результат вы хотите получить?
А во-вторых, какой первый шаг для этого нужно сделать.
Возьмем уборку в гараже.
Результатом будет – чистота и порядок.
А первым шагом - нужно выбросить из гаража холодильник,
или отдать кому-то.
Или подать налоговую декларацию.
Результатом будет – оплата всех налогов.
А первым шагом - получить справку о доходах.
Если это какой-то проект, то переместите его в отдельный
список.
Затем отметьте для него конечную цель, с которой
вы будете сверяться раз в неделю, по мере выполнения
последовательности шагов.
А затем также отметьте первый шаг.
Т.е. если чтобы закончить дело потребуется больше
одного действия – относите это дело к проектам.
И поставьте уведомление, чтобы знать, когда предпринять
следующий шаг.
Например, чтобы заменить сигнализацию в машине,
вам нужно будет почитать чем отличается сигнализация
друг от друга, купить ее, позвонить в автомастерскую
и записаться, а затем к определенному дню подогнать
машину.
После того, как вы написали первый шаг, подумайте, займет
ли выполнение этого шага меньше двух-пяти минут?
Если да, то сделайте его, как только приняли это
решение.
Если нет, делегируйте его нужному человеку или если
его должны сделать именно вы, отложите на какое-то
время.
Чтобы было более понятней, все это можно изобразить
следующим образом.
3.
Организация.
Каждая из категорий должна быть организована.
Например, вам нужно составить «лист ожидания» от дел,
которые вы делегировали.
Т.е. обозначить, какие действия вы ждете от кого-то другого.
Допустим, вы попросили купить билеты на концерт
или что-то в магазине, прислать какие-то документы и сделать
что-то еще.
И вам нужно регулярно просматривать этот список и оценивать,
не требуется ли ваше вмешательство.
Т.е., возможно, вам стоит уточнить, как продвигается
проект.
Для каждого проекта должно быть выделено место для
вспомогательных материалов.
Например, чтобы организовать день рождения для ребенка,
вам понадобится торт, шарики, свечки, украшения, подарки
и т.д.
И собрав все необходимые материалы, вы сможете начать
организацию праздника.
Если проектов слишком много, вы можете разбить их на
категории, например: «Персональные», «Профессиональные», «Делегированные»
и «Другие».
А сам проект можно разбить на подпроекты, например,
если вы покупаете новый дом, вам нужно заняться
двором, сделать ремонт на кухне, организовать
рабочий кабинет и т.д.
Т.е. делайте так, когда выполнение основного проекта зависит
от чего-то, что нужно сделать сначала.
Так, ремонт на кухне можно разбить на проведение новой
проводки, установке потолка и пола, поклейке обоев и
т.д.
Отложенные дела вам надо записать на определенное
время в календаре, либо сделать при первой возможности.
В календарь должны заноситься дела, привязанные к определенному
времени – это могут быть встречи.
И дела, привязанные к определённому дню – это задачи, которые
вы можете выполнить в течении дня, но не обязательно в
определенное время.
А также информация, привязанная к конкретному дню – это
могут быть напоминания о событиях, происходящих
у друзей или коллег или напоминания о каких-то
сроках.
Больше в календарь не должно быть добавлено никаких
списков задач.
Т.е. должны быть обозначены только те дела, которые
в обязательном порядке должны быть выполнены.
Если вы распишите абсолютно каждое дело по времени,
то малейшие изменения могут перечеркнуть весь график.
А менее значимые дела могут отвлекать внимание от по-настоящему
важных.
Для необязательных дел, составьте список типа – «Сделать
при первой возможности».
Его вы можете быстро менять в течении дня из-за каких-то
неожиданностей.
Сюда можно отнести наброски идей, звонки, рассылка электронных
писем и т.д.
Если таких дел много, разбейте список на дополнительные
категории, допустим, «Телефонные звонки», «Компьютер», «Магазин»,
«Дом», «Путешествия», «Офис» или «Почитать/Посмотреть».
Таким же образом вы можете организовать электронные
письма.
Так вы будете знать в какой момент вы можете выполнить
какую-то задачу.
Например, если во время совещания появилась десятиминутная
пауза, вы можете зайти в раздел «Телефонные звонки»
и записаться на прием, а дату занести в календарь.
Или можете почитать что-то.
Так, в свободное время, вы завершите одно из дел.
Или, когда вы сидите за компьютером, вам легче
завершить все дела из этой категории.
Возьмем пример, вы можете запросить коммерческое
предложение у одного из поставщиков и зафиксировать
это в «листе ожидания».
После получения ответа, вам нужно его прочитать,
поэтому это дело попадает в «Прочитать/Просмотреть».
Найдя время и прочив его, если предложение вас устроило,
вы отсылаете его боссу на одобрение и снова фиксируете
его в «листе ожидания» и т.д.
Полная диаграмма будет выглядеть следующим образом.
4.
Обзор.
Одно дело записать, что вам нужно сделать, другое
дело вспомнить об этом, будучи в магазине.
У вас должна быть привычка, при завершении какого-то
дела, сверяться со своим календарем, чтобы узнать,
что еще остается сделать.
Если у вас появилось свободное время и вы находитесь на
улице проверьте список «следующих действий», например,
категорию «Магазин».
Раз в неделю проводите обзор абсолютно всех своих
планов и списков – добавляйте в них что-то, удаляйте устаревшую
информацию и добавьте, если вы забыли это сделать,
следующие шаги для проектов.
Так вы приведете всю систему в порядок.
Также посмотрите список «Когда-нибудь», возможно
какие-то проекты стали для вас более интересными,
тогда их стоит перенести в список текущих проектов
или наоборот, вы захотели заняться еще чем-нибудь
в будущем, тогда добавьте этот проект в данный список.
Обновив всю информацию, вы почувствуете облегчение,
так как будете знать, что все ваши мысли структурированы
и вы ничего не забудете.
5.
Выполнение.
Здесь основная цель состоит в том, чтобы выбрать задачу,
выполнение которой будет наиболее эффективным в
данный момент времени.
Существует три модели принятия решений: во-первых, на основе
четырех критериев: контекст, время, энергия и приоритеты.
Контекст – это когда вы ограничены вашим местоположением
или отсутствием каких-то предметов.
Например, находясь на даче вы можете выполнить дела
либо из категории «Посмотреть/Прочитать», либо из «Телефонные звонки»,
но не из «Магазин».
Время – если у вас встреча через пять минут, вряд ли
вы сможете заняться чем-либо объемным.
Энергия – с утра вы можете заняться наиболее энергозатратными
задачами, а вечером, сидя в кресле, обзвонить клиентов
или почитать какие-то статьи.
Приоритеты – исходя из первых трех критериев,
подумайте, какая из оставшихся задач принесет вам максимальную
отдачу.
Во-вторых, модель анализа повседневной работы.
В течении дня, вы делаете одно из трех: выполняете
запланированную работу, которая записана в вашем
календаре или в списке «сделать при первой возможности».
Выполняете работу по мере ее появления, т.е. если начальник
позвонил вам и сказал что-то срочно сделать, вы ставите
этой задаче приоритет выше, чем той, которой вы должны
были заниматься сейчас.
И планирование работы – вы разбираете документы из
папки «Входящие» по определенным категориям.
В-третьих, пятиуровневая модель.
Выбор должен основываться на приоритетах.
Существует пять точек зрения, чтобы понять в чем ваши
приоритеты.
1.
Текущие действия.
Это полный список всех дел, которые вам нужно сделать.
2.
Текущие проекты.
Большинство текущих действий относится к тридцати-ста
проектам, которые для вас актуальны в настоящий момент.
3.
Зоны ответственности и внимания.
В вашей личной жизни вы ставите какие-то области
выше других, например, здоровье, семья, финансы, духовность
и т.д.
И отталкиваясь от этого, оцените все свои проекты.
4.
Цели.
Вы можете поставить перед собой цели, которых вы хотите
добиться через год-два.
И возможно какая-то цель будет для вас приоритетней.
5.
Миссия и принципы.
Это взгляд на картину в целом.
Ответьте на следующий вопросы: зачем существует ваша компания?
Зачем вы существуете?
И что для вас действительно важно в любой области?
И возможно ваши приоритеты опять изменятся.
Глава 3.
Творческий подход к работе.
Существует пять этапов планирования проекта: 1.
Определение цели и принципов.
Сперва вам нужно задать себе вопрос – «Зачем?».
Например, вы поставили перед собой цель – сходить
в ресторан.
Зачем?
Вы проголодались, захотели пообщаться с друзьями или
отметить какое-то событие.
Это не только даст вам понять для чего вы это делаете,
но и поможет вам поставить этой задаче приоритет и
возможно даст вам мотивацию.
После того, как вы определились с целью, обозначьте принципы,
которые наиболее эффективней вам подходят.
Для ресторана принципами будут – стандарты кухни,
доступность и удобство.
2.
Визуализация результата.
Здесь вы должны задать себе вопросы – «Как?
И какие?», т.е. как будет выглядеть что-то, когда
мы достигнем цели.
Или какие результаты мы получим?
Это еще больше замотивирует вас.
В нашем случае, если перед вами встал выбор, то в вашей
голове всплывет картинка, как вы можете провести
этот вечер в том или ином ресторане.
3.
Проведение мозгового штурма.
На данном этапе задайте себе вопросы: «Что?
И как?».
Например, что мне сделать, чтобы этого добиться или
как мне это сделать?
А затем запишите абсолютно все идеи, используя интеллект
карты.
Насчет ресторана, вы подумаете: «Работает ли сегодня ресторан?»,
«Как забронировать столик?»
или «Как вам одеться?».
4.
Организация.
Под этим подразумевается определение последовательности
событий или приоритетов.
Т.е. вы определите, какую задачу выполнить первой.
В нашем случае, вам нужно узнать работает ли ресторан,
позвонить друзьям с просьбой присоединиться, забронировать
столик и переодеться.
Не узнав, пойдут ли друзья, вы не будете бронировать
столик.
5.
Определение следующих конкретных действий.
Здесь вы последовательно выполняете каждый шаг.
Эти пять шагов наступают естественным образом, чем
бы вы не занимались.
Поэтому обычно вы даже о них не задумываетесь.
Но когда приходит время для крупного проекта, большинство
руководителей отбрасывает в сторону все эти этапы.
Из-за чего при выполнение этого проекта происходит
хаос.
Поэтому сейчас возьмите все свои проекты и прогоните
их через эти пять этапов.
