Gestion du temps : les meilleures méthodes pour améliorer sa productivité (1)
Notre relation au temps est souvent assez compliquée : nous avons l'impression de lui
courir derrière, avec une montagne de chose à faire, de le gaspiller sur des détails
sans trop d'importance, ou encore de manquer d'organisation pour en tirer toute la valeur.
Que ce soit dans notre vie pro ou perso, nous avons envie d'utiliser au mieux notre temps,
de disposer de méthodes et outils qui permettent d'améliorer sa productivité
et réaliser le maximum de chose dans le temps que nous avons à disposition.
Et bien, il suffit de quelques astuces et quelques ajustements pour améliorer
significativement la productivité de nos journées. Pas besoin de
tout révolutionner : nous pouvons adopter ces changements par petits pas, de manière graduelle.
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Productivité : n an pour tester les meilleures méthodes de Chris Bailey
Chaque jour, nous avons 24 heures à notre disposition. Mais une fois que nous prenons
en compte les contraintes, les obligations et les nécessités comme manger et dormir, il ne nous
reste plus que quelques heures sur lesquelles nous avons vraiment le choix de comment les utiliser.
Chris Bailey a toujours été passionné par la productivité, et les méthodes qui permettent
d'utiliser au mieux son propre temps. Afin d'explorer de manière exhaustive le sujet,
Chris a décidé de passer une année entière de sa vie pour rechercher et mettre en pratique
le maximum de méthodes pour améliorer sa productivité, afin d'identifier les
meilleures et les plus efficaces. Il a collecté le résultat de cette
expérience dans son livre : « Productivité : un an pour tester les meilleures méthodes ».
Je vous propose de découvrir, dans cette vidéo,
les méthodes qui se sont révélées les plus efficaces.
Si vous souhaitez vous améliorer, dans votre vie pro et perso,
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Améliorer sa productivité ne signifie pas chercher à travailler le plus longtemps
ou le plus dur possible. Être productif implique avant tout accomplir les choses
qui sont le plus importantes pour vous. Ce qui veut dire que l'objectif, lorsque l'on
cherche à devenir plus productifs, est de faire mieux, et non pas plus.
Dans un monde professionnel basé sur l'économie de la connaissance et de l'information,
pour atteindre des meilleurs résultats, optimiser sa gestion du temps n'est pas suffisant. Il
faut s'intéresser à trois éléments en même temps : le temps, l'attention et l'énergie.
Par exemple, dormir suffisamment demande du temps, mais il permet de bien récupérer
son énergie et d'avoir une meilleure attention. D'après l'expérience de l'auteur,
chaque heure de sommeil en moins par rapport à notre besoin naturel, a un coût de deux heures
de productivité perdue le lendemain. Ce qui pourrait paraître une excellente
manière de récupérer du temps, est en réalité une très mauvaise idée pour sa productivité globale.
N'importe quelle méthode vous souhaitez utiliser pour améliorer
votre productivité doit toujours prendre en considérations temps, énergie et attention.
Si dans une société industrielle on pouvait bien dire que le temps est de l'argent, dans
l'économie de la connaissance, cela est inexact. Aujourd'hui, la productivité est de l'argent.
Avant de vouloir augmenter sa productivité, il est déjà essentiel de savoir pourquoi on cherche
à le faire. Si vous aviez une ou deux heures à disposition chaque jour grâce à une meilleure
productivité, de quelle manière aimeriez-vous les utiliser ? A quelles choses, à quelles valeurs,
vous donnez plus d'importance dans votre vie ? Clarifier quels sont ses propres valeurs et ses
objectifs permet dans le quotidien de garder à l'esprit l'intention que nous recherchons,
et donc de mieux guider nos actions.
Cette clarté permet aussi d'identifier quelles sont les tâches qui apportent la
plus grande valeur dans notre vie personnelle ou professionnelle. D'après la loi de Pareto,
80% de nos résultats dépendent uniquement de 20% de nos actions.
C'est donc en se concentrant sur ce 20% de tâches à l'origine de 80% des
résultats que nous pouvons véritablement accomplir davantage dans nos journée.
Dans votre vie professionnelle, si vous prenez en considération l'ensemble de vos missions et
de vos responsabilités, quelles sont vos tâches les plus importantes ? Si vous ne
pouviez choisir que 3 ou 4 activités maximum que vous pouviez réaliser régulièrement,
de manière quotidienne, parmi tout ce que vous
avez à faire, quelles seraient ces tâches ? Et si vous ne pouviez en faire qu'une seule ?
Une règle à la fois très simple et très puissante pour booster votre productivité est la règle de 3.
Au début de chaque journée, ou encore mieux la veille au soir,
posez-vous la question : quelles sont les 3 choses que je souhaite avoir réaliser
avant la fin de cette journée ? Mettez ces 3 choses à l'écrit.
Vous pouvez appliquer la règle de 3 aussi au début de chaque semaine.
Pour le reste de la journée, tout ce sur quoi vous devez vous concentrer est de réaliser les
3 tâches que vous avez identifiées. Pour rendre plus simple le passage à l'action, au moment où
vous définissez les 3 tâches, définissez aussi quand, où et comment vous allez les réaliser.
Vous pouvez également configurer un rappel sur votre téléphone à 2 moments de la journée,
et au moment où l'alarme sonne, remettez-vous en tête vos 3 tâches pour la journée. A quel point
vous en êtes ? Comment pouvez-vous vous assurer d'avoir tout fait ?
Il faudra un peu de temps pour apprendre à choisir les bonnes tâches, et fixer
la taille adéquate (ni trop simples à faire, ni trop ambitieuses). Mais c'est
une habitude extrêmement puissante pour améliorer sa productivité.
Et de la même manière que de choisir les bonnes tâches, il est très utile de choisir quel est le
bon moment de la journée pour les réaliser. Notre énergie et notre capacité d'attention fluctuent
tout au long de la journée, et chacun de nous a un rythme différent. Il n'existe donc pas un emploi
du temps universel, qui convient à tout le monde. C'est à vous donc de découvrir quel est votre
rythme naturel. Par exemple, pendant quelques jours (idéalement une semaine ou deux),
vous pouvez noter entre 1 et 10 votre niveau d'énergie et votre capacité de concentration
à des intervalles d'une heure. Vous pourrez ainsi déterminer
quels sont les moments où vous êtes biologiquement le plus productifs.
Par exemple, en ce qui me concerne, je suis très productif le matin, entre 9h et 12h,
et en fin d'après-midi, entre 16h et 19h. Dans la limite du possible,
essayez de réaliser vos tâches les plus importantes dans ces moments de pic de
productivité. Et réservez les moments où vous avez le moins d'énergie et d'attention
pour des activités plus routinière, qui demandent moins de concentration.
Une fois que vous avez identifié vos 3 tâches de la journée,
et le meilleur moment pour les réaliser, votre challenge sera de faire ce que vous prévu au
moment opportun. Parmi les caractéristiques qui font qu'une tâche est très importante,
est qu'elle nécessite un certain effort intellectuel comme la concentration et la
créativité, ou émotif (c'est quelque chose de peu amusant, ou difficile).
Ces caractéristiques sont aussi celles qui nous rendent plus vulnérables à la
procrastination. Nous risquons donc d'être plus inclines à la
procrastination sur les tâches qui sont les plus importantes pour nous.
Pour vous aider à passer à l'action malgré la tentation de remettre ces choses à plus tard,
donnez-vous comme seul objectif celui de commencer la tâche, sans aucune attente
sur le résultat final. Vous pouvez vous dire par exemple que vous vous donnez 30 minutes
pour travailler sur une tâche importante. Et si vous réalisez que vous continuez à
ressentir une résistance au simple fait de penser à la tâche, vous pouvez réduire la durée
à 20 minutes, 10 minutes, ou même 5 minutes, jusqu'au moment où la résistance disparaît.
Vous constaterez que le momentum que vous avez créé par le simple fait d'avoir commencé
va très probablement vous inciter à continuer. Souvent, l'inconfort de devoir réaliser une tâche
consomme plus de temps et d'énergie que la réalisation de la tâche elle-même.
Un autre moyen très puissant pour vous aider à réaliser les tâches que vous avez prévu consiste
à réduire au minimum les distractions. A l'âge d'internet, des applications et des portables,
c'est un véritable défi de ne pas être continuellement distrait par une multitude
de notifications, messages et sollicitations. Autant les nouvelles technologies peuvent être
au service de notre productivité, et nous aider à réaliser beaucoup plus de choses
en moins de temps, autant elles peuvent aussi être une source très attirante de distractions.
Une bonne manière pour protéger sa productivité est donc de se déconnecter d'Internet,
d'éviter de consulter continuellement, sans s'en rendre compte, son téléphone
portable. Vous pouvez par exemple définir une journée par semaine lors de laquelle
faire un jeûne de technologies (pas d'écran pendant 24 heures).
Vous pouvez aussi commencer de manière moins drastique, en choisissant de ne pas
consulter internet ou votre téléphone portable pendant 30 minutes par jour.
Afin de protéger vos moments de travail, vous pouvez aussi opter pour des logiciels
qui coupent automatiquement l'accès à internet pendant une durée déterminée.
Une autre manière très puissante pour protéger sa productivité, en particulier son énergie et
sa capacité de concentration, est de travailler moins. Par exemple, plutôt que se donner des
longues plages de temps pour travailler sur une tâche, ou alors de se donner des délais
plus long pour les compléter, cela peut être très utile de limiter le temps de travail.
Cela peut fonctionner par exemple en décidant de terminer un projet pour une date beaucoup
plus proche de ce qui est indispensable, ou encore de diviser par 2 ou 3 le temps que
l'on se donne pour compléter une tâche. Par exemple, plutôt que se donner un
après-midi entier pour finaliser un document, décidez de vous laisser uniquement 2 heures.
Se donner des contraintes de ce type permet d'engager le maximum d'attention
et d'énergie pendant le travail. Cela oblige d'ailleurs à rester
toujours concentré sur les aspects les plus essentiels d'une tâche ou d'un projet,
et évite de perdre du temps sur des détails qui n'ont finalement que très peu de valeur.
Travailler moins longtemps est d'ailleurs une excellente manière de booster sa productivité.
Dans un extrême, des études montrent que au delà de 55 heures par semaines,
le travail ne produit plus aucun résultat. Mais le retour sur investissement devient
très peu rentable déjà à partir de 45 heures de travail par semaine.
Et une dernière habitude à proscrire complétement pour améliorer sa propre productivité est celle
de faire plusieurs choses au même temps. Le multi-tasking peut donner la sensation d'avancer
plus vite, et de réaliser plus de choses en même temps. En réalité il ne s'agit que d'une illusion.
Afin de produire plus de résultats, et de meilleure qualité, il convient de ne réaliser
qu'une seule chose à la fois, et même de finir la tâche en cours avant de passer à la suivante.
Le coût en productivité de changer continuellement de tâche, que ce
soit à cause du multitask ou d'actions laissées à moitié, est très important,
jusqu'à 30%. Mais comme dans la décision de travailler moins pour avoir plus d'énergie
et une meilleure attention, il s'agit de quelque chose de contraire à nos propres impressions.
En effet, quand nous faisons plusieurs choses en même temps et nous travaillons jusqu'à
épuisement, nous avons la sensation d'avoir été réellement productifs.
Si nous décidons de nous concentrer que sur l'essentiel, de ne faire qu'une seule chose, et
qui plus est, sans distractions, en réduisant la sensation de stress et de surcharge, nous pouvons
avoir l'impression d'être moins productifs. Pour éviter ce biais d'une agitations et
préoccupations permanentes, qui est très dispersif, il est très important de mesurer
