Cómo trabajar en equipo (con éxito)
Ya sea para realizar una tarea de la escuela o para producir una película;
para crear un juego de video o emprender un proyecto que transforme el mundo:
necesitamos hacerlo en equipo. Pero a veces preferiríamos hacer las cosas solos:
en equipo no faltan los conflictos, los problemas de organización y, claro,
quien le deja todo el trabajo a los demás. ¿Se puede trabajar en equipo sin sucumbir en
el intento? Aunque no lo creas, hay expertos que han estudiado estas dinámicas y hoy nos comparten…
El secreto del trabajo en equipo exitoso
¿Vale la pena trabajar en equipo? Es bien sabido que no hay dos personas
que estén de acuerdo en todo. En este grupo de vecinos una persona es budista, otro es ateo,
dos son católicos y uno protestante. Tres de ellas apoyan a un partido político y los otros dos a la
oposición. A esta persona no le gusta el fútbol y los cuatro restantes le van a equipos diferentes.
Y este pobre cree que la tierra es plana. Pero las cinco coinciden en que su barrio es algo peligroso
y creen que debería ser un lugar más seguro: en eso están de acuerdo y, trabajando en equipo,
es mucho más probable que alcancen su propósito. Un equipo es un grupo de personas
interdependientes que trabajan en conjunto para un propósito común. Entonces el trabajo en equipo
es esencialmente un esfuerzo colaborativo: no se trata de que, como en ciertos trabajos escolares,
cada quién haga un pedazo del trabajo para después juntarlo: es necesario que haya comunicación
y coordinación ¡pero nos estamos adelantando! Conviene saber primero cómo armar un buen equipo.
Un equipo puede tener desde dos hasta cientos de personas y se forma cuando se juntan para
alcanzar una meta en común. A veces los equipos se consolidan en torno a un líder: alguien que tuvo
una idea y requiere de los demás para realizarla. Otras veces el equipo se forma al reconocer que
varios queremos lograr el mismo propósito y vemos que uniéndonos tenemos más posibilidades
de lograrlo. De acuerdo con el investigador Bruce Tuckman es inevitable que la creación
de un equipo pase por estas cuatro etapas: Formación. Es cuando los integrantes apenas están
conociendo los objetivos y tareas y reconociendo tanto las oportunidades como los retos que se
pueden presentar. Además quienes participan también se empiezan a conocer entre sí y tratan
de evaluar lo que cada quién puede aportar. Para pasar a la siguiente fase es necesario empezar
a discutir cuestiones que puede que no sean muy cómodas y arriesgarse a que exista el conflicto.
Tormenta. En esta etapa se emiten opiniones y empiezan los conflictos cuando se tratan
de decidir las funciones de cada quién, sobre todo si estas implican diferencias de poder o
estatus. Para algunos esta etapa es emocionante y para otros puede causar mucha ansiedad. Muchos
equipos nunca pueden salir de esta etapa. Por eso es importante definir desde este momento
cómo se manejarán las diferencias y hacer énfasis en la tolerancia a la diversidad de
puntos de vista: eso hará más fuerte al equipo. Normación. Resolver conflictos fortalece la
cohesión grupal. En esta etapa las personas ya saben tolerar las peculiaridades de los demás.
Cada quien conoce sus responsabilidades y tiene motivación para alcanzar las metas. El único
peligro aquí es que las y los miembros del equipo se enfoquen tanto en prevenir el conflicto que
no se atrevan a proponer ideas controversiales. Ejecución. En esta etapa cada quién desempeña sus
tareas de manera interdependiente. Las opiniones diferentes son bienvenidas. Tuckman dice que,
cuando los roles y acuerdos de convivencia están bien definidos,
los equipos con frecuencia logran niveles de éxito sorprendentemente altos. Es normal que,
si ocurren cambios internos o externos, el equipo tenga que volver a la etapa de “tormenta”.
Sin embargo hay que tener en cuenta que, en todo momento están ocurriendo otros procesos.
Por ejemplo: procesos de acción, en los que se ejecutan las tareas, se comunican dudas, y se
monitorean resultados; procesos de transición, en los que se evalúa el desempeño, se establecen o se
ajustan los objetivos y, muy importante, procesos interpersonales, en los que es necesario cultivar
la motivación, resolver conflictos y gestionar el aspecto afectivo: es esencial que cada persona
se sienta apoyada y animada por las demás. Nuestro equipo de vecinos se organizó. Los
más sociables conocieron y platicaron con los demás habitantes del vecindario acerca de la
importancia de tener una comunidad más segura. Los otros investigaron acerca
de cómo podrían mejorar la seguridad y qué trámites se requerían para solicitar el apoyo
del municipio. Todos hicieron una reunión con los demás vecinos en un parque cercano para dialogar,
generar y compartir ideas y tomar acciones. Aunque trabajar en equipo tiene ventajas,
también tiene sus riesgos. Una ventaja es que la resolución de problemas es más eficiente cuando
se tomen en cuenta muchos puntos de vista, como lo propone la metodología “Seis sombreros para
pensar” de Edward de Bono, siempre y cuando no se caiga en el riesgo del “pensamiento grupal”,
en el que, para evitarse problemas, todos opinan lo que creen que van a opinar los demás. Otra
ventaja es que la competencia saludable puede motivar a cada quién a dar lo mejor de sí… eso si
no se cae en el riesgo del individualismo, donde el deseo de sobresalir impide la colaboración y
lleva a conflictos interpersonales. A nivel psicológico y social, el trabajo en equipo
tiene la ventaja de promover las relaciones y la comunidad; Pero existe el riesgo de asignarle
a varias personas un trabajo que bien podría ser individual, lo que promoverá la discordia.
Entonces ¿Qué podemos hacer para que nuestro trabajo en equipo sea lo más eficaz,
eficiente y gratificante posible? El psicólogo social Richard Hackman nos
ofrece cuatro secretos de los equipos exitosos: Un equipo exitoso promueve la comunicación,
lo más abierta y franca posible. Desde las primeras etapas la comunicación es importante para
definir el propósito del equipo. Saber que tenemos una meta en común aumenta el compromiso de cada
quién. En las siguientes etapas la comunicación debe continuar siendo clara y permanente,
para dar a conocer avances y dificultades y compartir conocimientos. Una buena comunicación
evita confusiones y resuelve conflictos. Para mejorar la comunicación en tu equipo pregúntate
¿los canales que usamos son los más eficientes? ¿estamos entendiendo lo mismo, usamos el mismo
lenguaje? ¿Los mensajes que enviamos contribuyen al propósito común o nos distraen de él?
La coordinación es esencial para un equipo exitoso: que todas las tareas tengan un
responsable y que todos los miembros del equipo tengan tareas, y que las cargas de trabajo estén
distribuidas de la manera más justa posible. También es importante tener fechas límite claras
para cada tarea y que los tiempos para realizarlas sean suficientes. Existen herramientas para
coordinar equipos y sus cargas de trabajo usando diagramas de gantt y calendarios. Si tu equipo
necesita mejor coordinación, posiblemente te será útil una de estas herramientas.
Los equipos exitosos cultivan la cooperación por encima de la competencia. No es que la competencia
sana sea nociva, pero los estudios han mostrado que los equipos obtienen mejores
resultados cuando sus participantes se apoyan entre sí, ofreciendo ayuda en las tareas y
compartiendo su conocimiento. Los equipos que cooperan también logran mayor cohesión grupal:
son más duraderos y con el tiempo Reconocer la interdependencia conduce
a mayor cooperación y mejores probabilidades de éxito: darnos cuenta de que los demás necesitan
de nuestro aporte para hacer sus tareas y que nosotros requerimos de su trabajo para
realizar el nuestro. Por eso son importantes la responsabilidad y la rendición de cuentas:
hacernos cargo de lo que nos toca y tener disposición para informar qué logramos y
qué no, así como la libertad de preguntar lo mismo a los demás.
Así, nuestros vecinos se pusieron de acuerdo en mantener limpios y vigilados los espacios
públicos. Investigaron y descubrieron que apoyar a los negocios locales aumenta la
seguridad. Además pudieron gestionar con el municipio mejorar el alumbrado público
e instalar un botón de emergencia. Y, aunque sigue habiendo diversidad de opiniones en muchos temas,
todas las personas que habitan el barrio viven más seguras y tranquilas. Concentrarnos en lo
que tenemos en común más que en lo que nos divide, comunicarnos y colaborar, traerá los
mejores resultados para la comunidad, la empresa o el proyecto ¡y también para tí! ¡Curiosamente!
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