Team Building: Come Gestire un Team Anche da Remoto - YouTube
Quest'oggi parliamo di come gestire in maniera assolutamente ottimale ed
efficace il proprio Team da remoto, mentre cresciamo la nostra attività, non
una sfida facile. Dico sempre che gestire noi stessi è già
abbastanza complicato, gestire gli altri è ultra complicato, farlo quindi guidare
un team di persone da remoto, quindi senza guardarsi in faccia
quotidianamente, è ancora più difficile. Davvero è a una sfida notevole, quindi
quello che voglio condividere con voi oggi, è una prima parte di quella che io
amo chiamare la mia trust chart, quindi lo potremmo tradurre “il grafico della
fiducia”. Ma prima di entrare nel dettaglio vi lascio una piccola premessa di quella
che un pò è la mia storia. Ecco perché quello che condividerò con
voi oggi è una sorta di approccio di metodologia che ho elaborato nel tempo,
naturalmente non da sola, ma con l'aiuto di diversi colleghi di settore e anche
non, quindi amici, colleghi, persone che ammiro molto, con cui ho cercato di
fare un pochino di brainstorming, per trovare una soluzione a quello che
sembrava essere un problema di comunicazione che davvero mi stava
mettendo in difficoltà quando ho fatto una transizione prima parziale, poi
totale, da una situazione di lavoro in ufficio, quindi con tutto il team, nello stesso
ambiente e gli stessi giorni alla stessa ora, ad una situazione invece di set up
da remoto, quindi con un team sparso in tutto il mondo, e tra l'altro con ben tre
diverse, se non di più time zones, cosa che, appunto, aggiunge
un'ulteriore sfida alla sfida. In questa puntata affronto la prima
parte di questo processo. Poi ce ne sarà un'altra dedicata alla seconda parte ma
prima di entrare nel merito, nel cuore di questo episodio,
voglio raccontarvi un pochino come è stata la transizione, da una situazione
di team gestito in ufficio ad una situazione invece di team sparso in
tutto il mondo, in maniera molto molto breve. Tutte le mie avventure imprenditoriali
sono cominciate e continuano, in accordo, in
partnership con un'azienda molto grande che prende il nome di Mindvalley.
Molti di voi probabilmente o sicuramente l'hanno già sentita nominare e
Mindvalley ha un ufficio, anzi ormai più di
uno, nel cuore della Malesia, a Kuala Lumpur, davvero bellissimi, un ufficio,
anzi tanti uffici che sono proprio creati come dei veri e propri parco
giochi. Per cui crescere ogni progetto, che ho cresciuto fin dall'inizio
all'interno di questa bolla è stato bellissimo ed era anche un pò
equivalente alla sensazione di andare a giocare ogni giorno, come se appunto
andassimo al luna park. Quindi, quando ho deciso di tornare un
pochino più vicina alla mia famiglia, anche se comunque vivo in diversi posti
a seconda della stagione, a seconda del mood, però comunque il mio
desiderio era quello di avvicinarmi alla mia famiglia. E quando ho preso questa
decisione non potevo che prendere anche la decisione di fare una
transizione nel modo in cui gestivo il mio team. E naturalmente il desiderio era
quello di poter garantire anche alle persone che lavoravano con me, la stessa
libertà e flessibilità che stavo cercando per me stessa.
Quindi, lungi da me l'idea di lavorare da dove volevo e poi però costringere i
collaboratori e i talenti del mio team a lavorare da un unico posto, che poteva
essere, ma poteva anche non essere il posto dove volevano trascorrere
più di tot mesi / anni della loro vita. E devo dire che i naysayers quindi
tutte le persone che in qualche modo mi hanno preso per matta quando ho
deciso di fare questa questa transizione non sono state poche. Più che altro
sottolineavano fin dall'inizio che avrei incontrato notevoli difficoltà, che avrei
potuto dire addio ad una crescita costante della nostra attività, e avrei
potuto dire addio anche ad una cultura aziendale che
naturalmente a Mindvalley è fortissima e nasce soprattutto grazie alla presenza
in house, quindi la presenza delle persone in ufficio, e avrei potuto
davvero dire addio a questa cosa. Devo ammettere che l'entusiasmo di poter
davvero gestire tutti i miei progetti da dove volevo, creandomi anche, non solo
soddisfando i miei desideri e i miei sogni di individuo, quindi sentendomi anche
libera di poter tornare alle mie radici quindi all'Europa, in questo caso, ma
anche il fatto stesso di sapere che sì era un salto nel buio, ma che se
funzionava davvero avrebbe creato forse una sorta di modello che poi sarebbe
stato utile anche ad altre aziende simili, mi ha spinto a provare lo stesso
e ha superato anche un pò la paura di quelli che sarebbero potuti
essere tutta una serie di problemi e sfide, mal di testa che sicuramente si
sono presentati che però ecco ho deciso sarebbero stati affrontabili. Quindi il
il trasferimento, la migrazione chiamiamola così è avvenuta prima ad un 50%,
quindi una parte del mio team era presente in Malesia, un'altra parte
invece aveva cominciato a distribuirsi un pochino ovunque, a seconda ovviamente
delle scelte di ciascuno, fino a quando poi qualche anno fa, non troppi, abbiamo
deciso di fare lo shift totale. Quindi adesso siamo distribuiti in quattro
diverse time-zones, come vi dicevo e due diversi continenti. Quindi non è
sicuramente una situazione semplicissima da gestire e parlo con
molti business owners, imprenditori, o freelance che guidano comunque
dei team di persone che spesso lavorano da remoto, ma nella
stessa area geografica, il che presenta delle sfide, ma sicuramente almeno la
time-zone è dalla loro parte, per cui diventa anche più facile, per altro non solo
comunicare online ma anche incontrarsi di persona e laddove quando appunto hai
qualcuno che lavora dall'Irlanda e qualcuno che lavora
dalla Spagna, sicuramente la situazione ecco logistica diventa un pochino più
complicata e vedersi è sicuramente anche molto più raro. Per cui, qualunque
situazione di crisis management o qualunque situazione di comunicazione, di
fraintendimento ecco è più frequente, e quindi i processi devono anche essere un
pochino più precisi e misurati in maniera tale proprio da creare una
struttura ottimizzata, che riduca al minimo queste situazioni, che comunque verranno
a verificarsi, perché non saranno eliminabili al cento per cento.
Una delle prime cose che decisi di sondare, una delle prime cose che decisi
di chiedere, sondando il terreno un pochino in giro, attraverso appunto
colleghi del mio settore ma anche non del mio settore, remoti e non remoti,
quando ho deciso di fare questo shift è stato appunto capire quale fosse il modo
migliore per ottimizzare i miei processi. Perché una cosa era chiara come il sole:
se volevo che potessimo continuare a crescere in maniera fluida, in maniera
organica, senza intoppi costanti e senza bloccarci, dovevamo ottimizzare
moltissimi aspetti. Dovevamo ottimizzare la nostra comunicazione, dovevamo
ottimizzare la logistica, quindi dovevamo ottimizzare anche la misurazione e la
valutazione dei risultati per capire quali fossero i progressi raggiunti.
Tutto doveva essere ottimizzato e quindi ho cominciato a chiedermi quale potesse
essere quella singola cosa, facendo la quale tutto il resto sarebbe diventato
più semplice da ottimizzare e sicuramente, non ho il libro qui credo, ma
questa domanda è stata tratta, diciamo ho tratto l'ispirazione per questa
domanda dal libro The One Thing di Keller, che è un libro che credo in italiano sia
Una Sola Cosa, ed è molto molto molto utile e diciamo che quella domanda mi ha
poi spinto ad applicare lo stesso principio anche a questa situazione che
stavo vivendo. E ho cominciato a fare questa domanda a colleghi di vario tipo. Ed
è stato molto sorprendente notare come la risposta non siano stati
software, tools, apps di time-management, che
assolutamente sono importanti e che potevano magari
essere la risposta più comune, della serie, l'unico modo per gestire la
comunicazione da remoto sono app uno, app due, app tre, assicuratevi di usare tutti
questi tools, questo il modo in cui dovete
utilizzarli e il gioco finisce lì. Magari fosse così semplice. No. La sorpresa è
stata proprio una risposta costante, per altro, che non aveva nulla a che
vedere con tool o softwares e la risposta è stata Fiducia. Quindi la risposta
unanime era proprio quella che, nel momento in cui fosse stata costruita una
rapporto di fiducia reciproco solidissimo da entrambe le parti, quindi
da parte del team nei miei confronti e da parte mia nei confronti del team,
veramente saremo riusciti a dar vita a qualcosa di magico,
nonostante tutte le sfide che un lavoro da remoto avrebbe avrebbe portato
portato con sé. Naturalmente la risposta mi piacque molto, era molto affascinante allo
stesso tempo era frustrante. Perchè la fiducia non è qualcosa che puoi
replicare, non è qualcosa che puoi quantificare su Google Analytics, non è
qualcosa di cui puoi ricercare i volumi di ricerca mensile su Google Keyword
Planner. E quindi doveva essere per forza qualcosa che dovevo rendere è
replicabile. Poi cosa che potevo rendere anche duplicabile e misurabile, non
facile, visto che la fiducia è un qualcosa di assolutamente intangibile e
continuando nel mio percorso di ricerca quello che ho elaborato appunto è stato
o quello che ho definito la Trust Chart, e quindi potremmo chiamarla il
Grafico della Fiducia, che si fonda su due variabili. Per chi sta guardando il
video in questo momento, la versione video del podcast, dovrebbe vedere
l'immagine che arriva in sovrimpressione, per chi invece sta ascoltando il podcast
troverete l'immagine sotto l'episodio. La Trust Chart che cos'è?
Appare come un grafico secondo il quale la fiducia è una variabile, la
variabile di due funzioni e cresce esponenzialmente alla crescita di queste
due funzioni. La prima funzione che vedete nell'asse
delle ascisse è la comunicazione semplificata, la
seconda funzione, che vedete nell'asse delle ordinate invece è una valutazione
dei risultati semplificata, che ho chiamato Simplify Result Assessment.
Quindi gli acronimi sono Simplify Communication (SC),
Simplify Result Assesstment (SRA). In questa puntata dedicata alla prima parte
della Trust Chart affronteremo la prima variabile che è Comunicazione
Semplificata. Quando ho cominciato appunto questo shift graduale per altro
da una situazione di lavoro in ufficio a una situazione invece di lavoro
totalmente da remoto la situazione non è stata
particolarmente rosea. Ci siamo trovati quasi improvvisamente con continue
deadline che non venivano rispettate, continui ritardi, un sacco di errori.
Onestamente avevo si realizzato il mio sogno di poter lavorare da dove volevo,
non ero legata più ad un ufficio, non ero legata ad una specifica area geografica,
ma allo stesso tempo mi trovavo veramente in quello che si può definire
una modalità di continuo troubleshooting, per cui ero continuamente a risolvere
crisi e questioni piccole, medie e grandi, sempre incollata allo schermo, per cui si
vivevo e viaggiavo dove volevo, ma di fatto potevo essere ovunque perché
l'unico posto dove sicuramente ero dalla mattina alla sera, peggio di un
9-5, era il mio schermo, il mio computer e non
era sicuramente quella la vita che avevo, diciamo così, immaginato nel momento in
cui avrei fatto questo shift, questo cambiamento, questa trasformazione. Così mi misi a parlare
col col mio coach di allora, più che a
parlare a lamentarmi per dritto e per rovescio e di tutto quello che stava
andando storto di questa situazione, e lui non mi offrì soluzioni
immediate ma mi disse di andare ad ascoltarmi un audio, che tra l'altro è
disponibile in inglese gratuitamente su Google e che è un audio
di 30 minuti di Steve Chandler, che è un autore che io adoro, ha scritto
moltissimi libri, molti dei quali tradotti anche in italiano,
questo audio prende il nome di Expectations versus
Agreements, quindi aspettative contro accordi, le aspettative contro gli
accordi, se proprio vogliamo tradurre in maniera letterale. Queste due parole
aspettative e accordi sono stati sono il cuore appunto di questo audio, sono stati
poi la chiave che ha cambiato tutto praticamente nella gestione
della mia attività e del mio team. Adesso uso delle proprio, quoto Chandler,
perché credo che questo paragrafo praticamente queste tre righe
riassumano nella maniera più concisa e più completa, quello che lui descrive in
questo audio: “Gli esseri umani tengono moltissimo a mantenere un accordo a
rispettare un accordo che hanno co-creato con te, quindi se tu ti siedi e chiedi a
qualcuno per che cosa posso contare su di te e poi dai loro la possibilità di
chiederti l'aiuto di cui hanno bisogno da parte tua per essere in grado di
mantenere la promessa, cose incredibili accadono.” Ecco, questo è un riassunto speciale che
credo spieghi già il concetto. Quando la tua comunicazione si basa su degli
accordi che vengono stabiliti da entrambe le parti, e possibilmente lo
vedremo tra poco, in formato scritto, non solo verbale, veramente costruisci un
nuovo senso di fiducia e tra l'altro diventa anche più facile capire
realmente perché una deadline non sta venendo rispettata e tra l'altro gli
accordi consentono anche di capirlo in anticipo se una deadline non potrà
essere rispettata, perché la deadline viene creata insieme. Naturalmente
richiede un pochino di sforzo la creazione di un accordo perché
richiede un pochino di comunicazione in più. Quindi sicuramente ecco, richiede una
mettersi a disposizione del proprio team maggiore che non semplicemente dire ok
queste sono le cose da fare, devono essere fatte entro il tal giorno e la
tal ora. Però veramente può trasformare ogni
cosa, naturalmente migliorando anche la relazione sia con il team, a
livello collettivo, sia con i singoli, che con i singoli membri del team.
Facciamo un esempio pratico, per capire come funziona, che forse la cosa migliore
ovviamente un esempio ipotetico, ma che è stato, che ho elaborato sulla base di
situazioni poi accadute realmente. Immaginiamo che sia mercoledì e capita
che arriva un progetto importante da parte di un cliente, una modifica,
qualcosa che il cliche. Un grosso cliente che avete, richiede venga fatta entro
venerdì. Tutto il team ha già la propria agenda piena, le deadline è per venerdì,
sono già state accettate da diverso tempo, ma questa cosa è improrogabile, non
può non essere fatta. E quindi tu quello che fai nel primo scenario, lo scenario
delle aspettative, sarà quello di, non lo so, ipotizziamo che
a il tuo collaboratore sia John, manderai un messaggio su Slack, che
è lo strumento che utilizzi e dirai qualcosa come Hey John c'è questa novità
da parte di questo cliente deve essere
fatta entro venerdì, massimo massimo a mezzanotte, perché il cliente deve
ricevere tutto entro sabato mattina. Quindi il mio mi raccomando non
deludermi perché non possiamo perdere questo cliente
dopo di che torni a fare le due cose questo è il primo scenario.
Questo è uno scenario in cui cominciano a crearsi delle situazioni, diciamo così,
di aspettativa non detta, non comunicata, non verbalizzata, per quale
motivo? Perché la tua aspettativa è quella che John faccia il suo lavoro e
finisca tutto entro la data e l'ora che hai indicato. L'aspettativa di John è
quella che tu ti renda conto, possibilmente, che la sua agenda è già
piena, e per questo John può avere due reazioni diverse, perché l'aspettativa
probabilmente rimane delusa nel momento in cui tu lanci la bomba, lasci
il messaggio dopo di che torni a fare le tue cose, John un pò reagire quindi in due
modi: il primo modo in cui può reagire è quello di dire nulla e quindi non vuole deluderti,
vuole fare assolutamente voler che tu sia orgoglioso di lui e quindi
che cosa fa, cancella la cena con sua moglie Claire prevista per il venerdì
sera, la sua cena romantica magari già inserite in calendario da giorni e
decide di fare quello che deve fare perché questo cliente sia soddisfatto.
Il cliente viene soddisfatto il lunedì, ti complimenti con John perché ha fatto
un ottimo lavoro e la cosa si conclude lì. Non saprai mai tutto il risentimento che John
sta costruendo piano piano, soprattutto se
queste dinamiche si ripetono, sulla base proprio dell'aspettativa secondo la
quale John ha sempre tempo per fare cose, anche che emergano all'ultimo
momento, anche particolarmente impegnative. Il secondo scenario, quindi la seconda
diciamo modalità di risposta che può scegliere John è diversa, ma ha sempre lo
stesso risultato non particolarmente piacevole. John non ce la fa, decide che
non rinuncia alla sua cena con Claire e alla fine non riesce a fare tutto quanto,
magari riesce a fare questo progetto per questo
cliente ma altre due deadline che dovevano essere concluse per venerdì non vengono
fatte e il lunedì quello che tu ti accorgi manca,
comincia ad essere poi un motivo di riscontro. Per cui chiediamo come mai non è stato fatto
questo, questo e quest'altro e puntando il dito contro John crei di nuovo un
risentimento che se John non ha il coraggio di riportare
apertamente di fronte i tuoi occhi può veramente creare una spiacevole
situazione non verbale non detta, emotivamente pesante e difficile da
gestire, fino poi a portare a vere e proprie situazioni di spaccatura nella relazione.
Vediamo allora qual è lo scenario degli accordi. Lo scenario degli accordi e/o di
un accordo, è uno scenario in cui tu mandi un messaggio il mercoledì a John e
chieda a John.. c'è questo cliente che ha bisogno di questa cosa
entro venerdì, c'è qualcosa che posso aiutarti a fare per riuscire a
rispettare questa deadline, visto che è un cliente così grande e importante? e
John potrebbe rispondere: “Assolutamente fattibile e si c'è qualcosa che potresti
fare cioè dirmi se va bene se questo paio di deadline che avevo per venerdì
possono essere spostate a martedì mattina, in maniera che io abbia tutto il
tempo da dedicare da qui a venerdì a questo nuovo progetto che è appena emerso.
Questa nuova modifica, che è appena stata richiesta”. A quel punto sarai tu a
rispondere se la nuova deadline bene oppure continuerete a creare un
accordo in base a quelle che sono le esigenze di entrambi.
L'accordo, una volta co-creato, andrà idealmente messo per iscritto. Questo
perché in questo modo l'accordo diventa anche tracciabile altrimenti, ci
basiamo solo sulla memoria e non sempre e soprattutto quando abbiamo mille cose
da fare è la cosa migliore. Capite che nel momento in cui ogni
comunicazione si basa su un accordo anziché su un aspettativa non comunicata
e non detta diventa più facile sia evitare inutili risentimenti che si
basano appunto su una pura congettura, perché la mia congettura è quella che
John abbia abbastanza tempo per fare tutto, la congettura di John è che io non
sia in grado di mettermi nei suoi panni, oppure addirittura non voi nella sua
congiuntura potrebbe essere quella di dire il mio mio capo il mio Supervisor
o il mio Manager diretto non ha idea di quello che faccio e mi carica soltanto
di cose, e questo appunto genera continuo risentimento. Ma c'è un'altra cosa molto
bella, che nel momento in cui comunichiamo sulla base di un accordo si
viene a creare, cioè diventa più facile individuare chi è un fit per il nostro
team e chi invece appunto non è un fit, proprio a livello culturale di
atteggiamento nel nostro team. Per quale motivo perché quando una
aspettativa non viene rispettata, non viene incontrata, è
difficile capire di che è stata la colpa. Sono stata io troppo ferma o sono stata
io troppo non lo so, troppo buona? Oppure è successo qualcosa nella vita di John
per cui non è riuscito a fare questo progetto. Oppure
John è semplicemente pigro e non ha voglia di fare nulla. Sono solo pure
congetture e supposizioni, ma nel momento in cui un accordo è stato messo per
iscritto e stato creato dalle parti e non viene rispettato, può capitare una
volta, per una motivazione che ovviamente dovrà essere specificata, può capitare
due volte, ma quando comincia a ripetersi con costanza diventa un problema che
va appunto risolto, con la decisione da entrambe le parti di capire
se effettivamente lavorare insieme è la cosa migliore.
Quindi diciamo che in questo modo la fiducia non è più utilizzando quindi
questo approccio semplificato la comunicazione, la fiducia non è più un
qualcosa, resta comunque qualcosa di intangibile, qualcosa di estremamente
complesso da costruire, da sviluppare, ma diventa qualcosa che non è poi così
impossibile da replicare, quantificare è sicuramente improbabile, ma se
quantifichiamo la fiducia in termini di fluidità nella comunicazione e numero di
fraintendimenti, che naturalmente con questi accordi dovrebbero ridursi
drasticamente, la fiducia diventa un elemento quantificabile in questo in
questo contesto. Quindi questa è la prima parte della funzione.
Date un'occhiata su Google a questo audio che si chiama Expectations vs Agreements.
Se l'inglese non sa qualcosa che masticata in nessun
problema è se ci sono un sacco di approfondimenti anche scritti che potete
tranquillamente tradurre. Quindi mi raccomando se proprio proprio non avete
30 minuti di tempo perché le avete già usati per ascoltare questo episodio di
Impact Girl, che dovrebbe essere già abbastanza chiaro che cos'è un accordo rispetto a
quello che invece è una pura aspettativa, quello che vi consiglio di fare è
provare a mettere in pratica partire da oggi ,con qualunque collaboratore membro
del vostro team o anche i collaboratori esterni con cui state lavorando in
questo momento, a mettere in pratica proprio questo principio della
bordo. Quindi può creare un accordo, metterlo per iscritto una volta che
siete arrivati ad una conclusione, che sia una sorta di win win per entrambe le
parti che tenga in conto di entrambe le esigenze, di entrambe le
parti e a questo punto provate a notare che cosa cambia e come cambia la qualità
della vostra comunicazione, oltre che la qualità dei risultati che vedrete arrivare.
Questo è tutto per la puntata di oggi. Spero di averti dato qualche utile
spunto che potrà implementare sin da subito. Se crescere un business in cui
credi sul web in modo autentico e proficuo è parte dei tuoi piani e non
sei ancora entrata iscritta a Biz Academy, iscriviti alla lista d'attesa per
ricevere lo splendido bonus che ho preparato per te e per sapere quando
riapriranno le porte della nuova business academy italiana tutta al femminile.
Puoi farlo senza impegno, visitando il sito Biz-Academy.it
Noi, come sempre, ci sentiamo e vediamo alla prossima puntata
di Impact Girl ;)
