성공하는 기획서 보고서 제안서 만들기5 / 직장인 / 정리의 달인
입사 2년 차 박 주임과 5년 차 조 대리는 오늘도 날밤 새 만들고
보고 한 기획서를 두고 “쓰레기 같다”는 말을 들었다.
더욱이 부장님은 우리 기획서의 어디가 어떻게 잘못되었는지
절대 말해주지 않는다.
그렇다고 손 놓고 있을 수만은 없지 않은가.
당연한 말이지만
경영진의 직관을 건드리는 좋은 기획서는
아무렇게나 닥치는 대로 쓴다고 써지지 않는다.
당장 다음 주 보고를 앞두고도 아직 어떻게 써야 할지
막막하다면, 머릿속에서 흘러 다니는 여러 가지
메시지가 깔끔하게 기획서로 옮겨지는 기획서
소생술이 필요한 시점이다.
더 이상 부장님에게 대차게 까이기 싫은 당신을 위해 좋은 기획서와 나쁜 기획서, 유능한 기획자와 무능한
기획자의 차이를 만드는 한 끗 차이
소생술을 5단계로 정리한 책 한 권을 소개한다.
부장님이 내 기획서를 쓰레기 같다고 말했다면?
기획서의 작성의 첫 단추부터 잘못되었을 가능성이 크다.
우리의 ‘부장님들'은 직관과 판단으로 회사
생활을 하는 사람들이다.
그들은 ‘예리한 질문'을 통해 실무를 진두지휘한다.
그런데 부하직원에게 받은 기획서를 ‘읽으면
읽을수록 질문이 생긴다'고 가정해보자.
기획서에 담긴 생각과 의견을 빨리 알아채야 하고,
사실 여부와 실현 가능성 등을 재차 확인해야 하며, 앞뒤가 어긋난 논리도 끼워 맞추며 읽어야 한다.
결과에 따른 책임과 함께 상당한 스트레스가 따라붙는다. 부장급 이상의
경영진은 자신의 궁금증을 기획서를 통해 해결하고자 한다.
기획서를 읽을수록 ‘상황-문제-
해결 방향-실행 방법'에 대한 정보와 의견이 정리됨은 물론 과제
결과물의 최종 책임자(결재권자)로서 생기는
여러 질문이 순서대로 해결되는 것이 가장 좋은 기획서다.
기획서의 핵심과 본질,
목적을 탐구하는 질문을 스스로 만들어 조사하고
분석하자. 좋은 경영진, 좋은 팀장일수록 좋은 질문을 하고,
좋은 실무자일수록 이에 대한 좋은 답을 찾아 기획서에 담는다.
기획서를 작성하는 단계를
‘새로운 건물을 짓는 행위'에 비유해보자.
건축물의 설계도가 명확하면 허허벌판에도
무엇이 어디에 위치할지 쉽게 가늠할 수 있다.
하지만 설계도 없이 건물을 짓게 되면
수많은 시행착오로 이어져
시간과 자원을 낭비하게 마련이다. 기획서를 작성할 때에도
‘설계도' 개념에 존재할 수 있다.
‘문제 상황-해결 방향-실행 방법'
등의 대 목차에서 그치지 않고
좀 더 디테일한 소 목차까지 정리하여 표현하는 것이 ‘기획서
설계도'다. 기획서 선수끼리 흔히 하는 말이 있다.
“기획서에 목차만 잘 잡아도 절반은 쓴 거나 다름없다.”
기획서의 목차를 잡는 구성 단계의 규칙은 ‘버리기'. 목차는 최대한 짧고
임팩트 있게 본질만 담아야 한다. 구체적이고 균형 잡힌 세부
목차까지 잘 설정해둔다면
기획서의 살을 붙이는 쓰기 단계부터는 스피드
싸움으로 바뀐다.
기획서를 쓸 때 꼭 지켜야 할 철칙이 있다.
‘읽지 말고 보게 하라'
기획서에는 군더더기 없이
중요한 것만 담겨 있어야 하고,
특히 핵심을 부각하는 강조점이 한눈에 보여야 한다.
우리 부장님은 기획서를 꼼꼼히 읽을
시간적 여유가 없다.
그들은 대부분 기획서를 ‘스키밍 skimming'한다.
대충 빠르게 읽으면서
맥락을 파악해 기획서의 요지를 확인하는 것이다.
상사가 기획서를 받아 들었을 때
한 장에 머무르는 시간은 보통 3초다.
3초 안에 그의 기대치를 충족해
체류 시간을 5~10초까지 늘리면 이해도와 결재율이
자연스레 높아진다.
강조된 메시지를 먼저 읽으며 상황을 이해하고,
문장을 읽을 때도 그 안에 강조된 한두 개의 단어를 중심으로 맥락을 헤아린다. 대강
훑어보기만 해도 주요 내용을 파악할 수 있도록 하자.
핵심 메시지가 최대한 잘 보이도록 만들어야 부장님의 기립 박수와
함께 결재를 얻어낸다.
여기서 말하는 ‘편집'은 그럴듯한 포장이 아니다.
핵심을 도드라지게 만들어서
기획서가 가진 큰 그림을 보도록 유도하는 것이 진정한 ‘편집'이다.
‘편집'을 다른 말로 표현하면 ‘가독성'을 높이는 행위다.
읽기 쉽게, 빨리 보게 메이저 Major를 앞으로,
마이너 Minor를 뒤로 빼주는 게 편집 행위다.
그중 가장 중요한 것은 무의미한
단어를 삭제하는 것이다.
남이 쓴 문장을 읽을 때 이해가 잘 안되고,
툭툭 걸려서 읽기를 멈추는 현상이 있다. 이 현상은 대부분
‘의미 중복' 때문에 일어난다. 문장뿐만 아니라
도형이나 그래프 등 기획서의 모든 메시지를 표현할 때
의미가 중복되지 않도록 신경 써야 한다.
“모든 초고는 걸레다.” 노벨문학상 수상자 헤밍웨이의 말이다.
Re-writing 단계의 중요성을 알리는 멋진 말이 아닐 수 없다.
실제로 헤밍웨이는 <노인과 바다>를 쓸 때
수정을 약 5백 회 거듭한 끝에 탈고를 마쳤다고 한다.
좋은 기획서를 쓰는 과정을
헤밍웨이의 모습에서 찾을 수 있다.
수많은 고민 속에 다듬은 초안을 바탕으로 메시지를 넣거나 빼기도 하고,
흐름을 바꿔도 보고, 단어와 조사를 바꾸기도 하면서
기획서는 콤팩트해진다. 한 번에 좋은 기획서가 나오면 좋으련만
사실 그렇게 되기가 어렵다.
끝까지 최선을 다해서 점검하고 오류를 없애야
좋은 기획서가 나온다. “잘 작성된 글은 없다.
잘 수정된 글이 있을 뿐.” 부장님의 사랑까진 바라지도 않는다.
우리에게 필요한 건 칼퇴와 보너스를 위한 완벽한 스킬.
지금 쓰는 기획서를 너무 무의미한 노가다 작업으로만 치부하지 말자.
야근도 주말 근무도 없는 날들이 늘어난다면
해볼 만한 가치 있는 게임이
아닌가? 좋은 기획서를 만들어내는 것은 쉽지 않지만
불가능하지도 않다.
쓰레기 같은 기획서라는 부장님 말 한마디가 두려워
지금도 사무실에서 머리 싸매고 앉아 고민하는 당신,
더 이상 시간 낭비 말고 이 책을 집어 들어보자.
