Come Pianificare la Settimana (Quasi) Perfetta - YouTube
Benvenuta in questa nuova puntata di Impact Girl! Oggi impariamo a pianificare
una settimana quasi perfetta, quasi, ovviamente, perché la perfezione
non esiste. Esiste però il progresso. Puntiamo a quello,
puntiamo a fare un piccolo passo in avanti verso l'organizzazione
della nostra agenda. Quello che faccio oggi è condividere con te
quello che faccio personalmente io. Poi naturalmente tu puoi provare
a fare tale e quale quello che faccio, ad adattarlo,
e a personalizzarlo in base alle tue esigenze, però
almeno ti dà uno spunto da cui trarre ispirazione, o almeno così
spero. Quello che faccio alla fine di ogni settimana, di solito
il venerdì pomeriggio, è dare un'occhiata a quella che è l'agenda
della settimana successiva. Quindi di solito cerco di farlo al
venerdì anche per poter liberare completamente la mente durante
il week end. Come guardo la mia agenda?
Non soltanto così, un'occhiata e via, ma la prima cosa
che guardo sono i colori delle varie task che si trovano in agenda.
Personalmente utilizzo un colore diverso a seconda della
tipologia di task e che di solito suddiviso in task
creative, analitiche di ricerca, quindi tasche che riguardano
l'aggiornamento, lo studio e di comunicazione, quindi chiamate
meeting col suo Zoom e quant'altro. E quello che cerco di assicurarmi
nei limiti del possibile, perché a volte non lo è, è che task
simili siano anche vicine tra loro nel tempo. Quindi, ad esempio,
cerco di evitare, nei limiti del possibile, di avere due meeting
in un giorno dove uno è al mattino, magari mi spezza la mattinata
a metà e una al pomeriggio, magari alle tre, tre e mezza,
giusto per spezzare anche il pomeriggio a metà e impedirmi di
fare un lavoro, magari di creazione, di studio, di aggiornamento,
di revisione qualunque altro lavoro io debba fare senza che venga
poi ad essere interrotto a metà. Anche perché personalmente,
questa è una cosa che naturalmente va valutata individualmente.
Le comunicazioni con gli altri, che si tratti di meeting, di chiamate
di conference call mi stancano parecchio. Amo invece il lavoro
solitario e creativo e quindi cerco proprio di raggruppare tutte
le attività di comunicazione, quelle più attive, quindi attraverso
una chiamata, quindi non mi sto riferendo di mail o messaggi,
ma mi sto riferendo avere i propri momenti in cui la tua presenza
è la tua massima concentrazione sono richiesti in un incontro
virtuale o fisico che sia. Cerco di raggrupparli non solo in
un arco temporale vicino fra loro nella stessa giornata, ma anche
in archi temporali che siano vicini
tra loro nel corso della stessa settimana. Anzi, cerco sempre
di dedicare una giornata particolare per metterci dentro tutte
le chiamate e gli incontri. Ovvio che non è sempre possibile,
però l'intenzione è quello che conta, perché se non ci fosse
l'intenzione, naturalmente sarebbe tutto dettato dal caso.
In questo modo, tornando all'esempio di prima se al mattino ho
due meeting, uno vicino all'altro con la dovuta transizione
nel momento di transizione di passaggio dall'uno all'altro, il
pomeriggio posso dedicarlo ininterrottamente, appunto, ad una
tasca più creativa oppure ad una tasca più analitica che,
se venisse interrotta, mi porterebbe a sprecare molta più energia
e richiederebbe molto più tempo per essere completata. Una volta
che ho dato un'occhiata ai colori per assicurarmi che ci sia
armonia, non perfezione, ma armonia. Lancio uno sguardo alla
settimana appena trascorsa per capire se c'è qualcosa che non
sono riuscita a portare a termine, se ci sono anche delle tasche
di follow-up che magari fanno seguito ad una chiamata o ad un
meeting, che non ho ancora inserito in agenda. Non so tu, ma a me
spesso capita, dopo una chiamata, un meeting, di dover fare
delle cose che sono legate, sono proprio delle task di
follow-up, nel senso che seguono a quel meeting, a quanto è stato
discusso in quel meeting. Ma sono talmente felice che quel meeting
sia finito perché voglio dedicarmi ad altro, che poi le butto
di getto da qualche parte e rischio di dimenticarmene.
Durante il mio incontro con me stessa e con la mia agenda del
venerdì cerco di recuperarle laddove siano state disperse da
qualche parte nel mio notebook o da qualche parte nel mio calendario,
e cerco di fare in modo di programmare la settimana successiva.
Non è detto debbano essere fatte la settimana successiva,
ma diciamo che devo decidere in quel momento quando andranno
fatte in maniera tale che non finiscano per accumularsi in quella
che rischia di diventare una to-do list infinita e soprattutto
senza più un ordine di priorità. Come step successivo cerco di
capire se effettivamente le task che ho inserito in agenda,
tenendo conto di quelle di follow up oppure incomplete dalla
settimana precedente e quelle già previste per la settimana successiva
sono realistiche per i giorni lavorativi che mi si prospettano,
quindi questi cinque giorni lavorativi o se c'è qualcos'altro
da fare prima perché vengano rispettate. Ti faccio un esempio.
Se io mi metto di registrare sei puntate del podcast in power
perché tendo a registrarle in blocco, so che oltre al tempo materiale
per registrarle a video, ho anche bisogno di un po' di tempo
per fare mente locale e di quello che, intanto dei temi di
cui voglio parlare, dei punti che voglio condividere per ogni
tema. Questo aspetto spesso bypassa l'agenda,
soprattutto quando si tratta di una tasca lontana nel tempo,
per cui io la programmo oggi per il mese successivo non sto
lì a spezzare il capello in mille parti, ma è devo farlo però
quando questa tasca si avvicina, perché altrimenti il rischio
di dare per scontato delle cose, ad esempio la pianificazione
delle tematiche da affrontare, dei punti da affrontare per ogni
tematica che in realtà richiedono tempo. E se io non tengo conto
di quella cosa e ho in programma di registrare sei puntate
di Impact Girl poi magari non ce la faccio, oppure mi viene lo
scoraggiamento perché non so di che cosa parlare, perché non
ci ho pensato prima, ma semplicemente perché non l'avevo messa
in agenda. Se avessi messo in agenda anche questa parte,
avrei sicuramente avuto più probabilità di rispettare la tabella di marcia.
Infine quello che faccio è scrivere, e questa è
una cosa che ti consiglio e ti suggerisco caldamente di fare anche
laddove volessi modificare i passi precedenti, scrivo cosa avrei
voluto fare e non ho fatto la scorsa settimana. Questo quando
cominci a farlo ogni settimana ti dà un'idea anche di tematiche
ricorrenti, quindi qualcosa che magari hai sempre in mente,
ma che continui a posticipare. E a quel punto, quando cominci
a vedere che qualcosa continua a rimbalzare da una settimana
all'altra. Ma non è qualcosa che magari non hai voglia di fare,
è qualcosa che vorresti fare, ma che non riesci mai a portare a
termine, ecco che hai un campanello d'allarme, una piccola bandiera
rossa che ti fa capire che forse è il caso di capire,
intanto quanto strategica è e funzionale è questa task,
questo progetto al raggiungimento dei tuoi obiettivi complessivi
dell'anno corrente, ad esempio, sia economici che
d'impatto per il tuo brand, e poi ti permette di chiederti a che
cosa stai dicendo si che ti sta costringendo a continuare a
dire no a quello che invece vorresti portare a termine.
Quindi cominci veramente a mettere in prospettiva le cose che
sono davvero, che è davvero necessario vengano fatte in quella settimana.
E a questo proposito ti invito a dare un'occhiata
a due cose in particolare. La prima sono le task che in qualche
modo si ripetono perché sono periodiche e che magari tu fai da
tantissimo tempo, inclusi i meeting, peraltro, che però non hai
mai messo in discussione. Perché? Perché le fai da talmente tanto
tempo che ormai sono parte di te, della tua agenda, della tua
to-do list di default. E invece magari non è necessario vengano
fatte da te o non è necessario vengano fatte affatto.
Ad esempio, quando io ho fatto questa migrazione diversi anni
fa da un ufficio in presenza a un team da remoto, mi sono portata
dietro tutta una serie di abitudini, incluse un sacco di meeting,
appunto, che io peraltro detesto di natura, perché lo
avevo sempre fatto e mi ci è voluto parecchio tempo. Mi ci sono
voluti anni per me, anzi, mi ci è voluto qualcuno che dall'esterno
mi dicesse "Oh, ma sei sicura che davvero sia necessario fare
questi incontri continui" che ti tolgono energia e ti tolgono
creatività, ti tolgono forza perché semplicemente non mi appartengono,
ma anche perché in quel momento erano davvero troppi.
Prova a chiederti, cercando magari di non metterci tutti gli
anni che ci ho messo io, considera questo il tuo il tuo segnale
dall'esterno per chiederti se davvero quello che stai facendo
ogni settimana e che si ripete di settimana in settimana è necessario
venga fatto da te o è necessario venga fatto punto e se non è necessario
venga fatto via via dall'agenda se puoi delegarlo tanto meglio,
soprattutto, e questa è la seconda categoria di task
che si intreccia molto bene con la prima, fai attenzione alle
attività che ami fare. Ad esempio io amo crogiolarmi su Canva
alla ricerca di nuovi colori, di nuove palette, di nuove grafiche.
Ma è davvero un lavoro che devo fare io? Assolutamente no.
Mi piace farlo e ci spenderai le ore? Assolutamente sì,
Posso delegarlo, anzi devo delegare a qualcun altro,
magari qualcuno che lo fa davvero di professione perché io possa
concentrarmi sulle task più strategiche? Assolutamente sì.
Quindi attenzione, diamo un'occhiata alla nostra agenda cercando
di guardarla con occhi neutri, come se non fosse la nostra,
come se fosse l'agenda di un'amica che ci sta chiedendo un parere.
Se in questo processo trovo qualcosa che assolutamente può essere,
ha tolto dalla mia lista perché delegato perché interamente cancellato
ecco che aggiorno la mia agenda di conseguenza. Queste sono solo
alcune delle cose che faccio settimanalmente per organizzare
al meglio la mia agenda. Devo dire che sono piuttosto soddisfatta
del livello di gestione della mia agenda a cui sono arrivata.
Certo, il digitale, il fatto di poter lavorare online e quindi
di avere la massima flessibilità aiuta, ma è un'arma a doppio
taglio, perché può diventare anche un vortice che ti risucchia
portandoti a non staccare mai. Quindi non importa qual è il
tuo progetto, di che cosa ti occupi se offline o interamente
online. Quello che ti consiglio di fare è prestare una grande
attenzione a come gestisci il tuo tempo, perché da lì cambia
tutto. Perché se hai le migliori strategie del mondo per far
crescere la tua attività, ma non hai tempo per implementarle o
se sei sempre stanca, non ti servono a nulla! E a questo proposito
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di YouTube dedicato a questa puntata. Ti aspetto!
Questo è tutto per la puntata di oggi, spero di averti dato qualche utile
spunto che potrai implementare sin da subito. Se crescere un
business in cui credi sul web in modo autentico e proficuo è
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Noi, come sempre ci sentiamo o vediamo alla prossima puntata di Impact Girl :)
