Тайм драйв. Как успевать жить и работать | Глеб Архангельский
Книга 108-я.
Тайм-драйв.
Автор: Глеб Архангельский.
Глава 1.
Отдых.
Сперва вам нужно задуматься о том, как организован ваш
отдых для восстановления энергии.
Иначе, как бы вы не планировали свою работу, вы будете уставать,
лениться и относиться к своей работе халтурно.
Отдых должен быть ритмичным, а не стихийным, поэтому
запланируйте его заранее.
Как правило, оптимальный режим – 5 минут отдыха через
каждый час.
Или 10 минут, через каждые 1,5 часа.
Как бы не был загружен ваш день, эти 5 или 10 минут отдыха
обязаны быть в вашем графике.
В эти пять минут вы должны максимально переключиться
на что-нибудь другое.
Например, при работе за компьютером, выйдите из
офиса на улицу или в коридор, подышите свежим воздухом,
сделайте несколько упражнений, чтобы размять суставы и
дать отдых вашим глазам.
Если же в это время вы будете сидеть в соц. сети, вы не
почувствуете расслабления.
Если вы работаете с людьми – побудьте в одиночестве.
Если анализировали цифры – позвоните знакомому
и поговорите о пустяках.
Далее сон.
Он является важнейшим способом отдыха и восстановления
сил.
И вам нужно повысить его качество.
Для этого всегда отходите ко сну в одно и то же время,
проветривайте перед сном помещение и не ешьте за
несколько часов до сна.
За час до сна займитесь чтением, прогулкой, послушайте
музыку или сделайте легкие гимнастические упражнения.
Наш сон состоит из нескольких циклов смены быстрого и
медленного сна.
Длительность одного цикла составляет от 1 до 2 часов,
в зависимости от человека.
Желательно, чтобы общая продолжительность сна
была кратна длине одного цикла.
Например, если длина цикла 1 час 30 минут, то лучше поспать
7 часов 30 минут, чем 8 часов.
Вы встанете более бодрым и свежим.
Тестируйте продолжительность сна и вскоре найдете оптимальную
для вас длину.
Организуйте и ваш процесс пробуждения.
Если вам надо встать в 8 часов, пусть в 7.30 начнет
играть первая мелодия, спокойная и приятная.
В 7.45 – что-нибудь бодрое, возможно что-то со словами.
А в 8 – самая радостная и энергичная мелодия.
Наша работоспособность имеет два спада и два подъема
в течение дня.
Один такой спад приходится на послеобеденное время.
Поэтому, если возможно, введите в свой график дневной
сон, минут на 20-30.
Это сделает вас более работоспособным в оставшееся рабочее время.
Глава 2.
Мотивация.
Чем сложнее предстоящая задача, тем труднее за нее
взяться.
Поэтому попробуйте сперва вычленить из нее простые
и приятные кусочки.
Например, при подготовке отчета сначала подберите
иллюстрации и напишите несколько самых легких
для вас абзацев.
Труднее всего начать, а так вы делаете этот процесс
менее сложным и неприятным для вас.
Или разбейте работу на несколько этапов и за прохождение
каждого этапа назначьте себе небольшую награду.
Допустим, за одну написанную страницу – небольшой кусочек
шоколадки или что-то еще.
Это будет вас немного, но мотивировать.
Знакомо ли тебе, когда из-за потока звонков появляется
неразбериха в клиентах, пропущенные звонки или
ты просто не можешь вспомнить, о чем был разговор?
Для любого бизнеса рано или поздно встает вопрос
организации связи с клиентом.
И тут я хочу тебе посоветовать платформу коммуникаций
для бизнеса от UIS.
Этот инструмент с помощью интернета дает возможность
работать из любой̆ точки мира с номера домашнего
региона или федерального номера 8-800.
При звонке вашего клиента будет встречать голосовое
приветствие, а многоканальное меню поможет распределить
звонки на нужных операторов.
Да-да!
На одном ЕДИНОМ номере сможет работать неограниченное
количество человек!
Полная статистика по звонкам и записи разговоров будут
доступны в вашем личном кабинете, а возможность
интеграции с ЛЮБОЙ CRM системой поможет видеть информацию
о клиенте еще до начала разговора!
И это только малая часть того, что может предоставить
данная компания!
Я оставлю ссылку в описании, по ней ты получишь 1000 рублей
на бонусный счет при активации.
В нашей жизни бывает много небольших, но неприятных
дел – вызвать сантехника, позвонить вредному клиенту
и т.д.
Такие дела часто называют «лягушками».
Обычно они откладываются и перерастают в большие
неприятности.
Поэтому возьмите за правило каждый день с утра съедать
одну лягушку.
Так все небольшие дела рассосутся недели за две.
Крупные же дела, так называемые «слоны» - ремонт в доме,
изучение английского языка и т.д., разрезайте на маленькие
измеримые «бифштексы» и каждый день съедайте
один такой бифштекс.
Например, возьмем английский язык.
Бифштексами будут раз в неделю выучить столько-то
слов, посмотреть столько-то фильмов, пообщаться с носителями
языка столько-то часов.
Чтобы мотивировать себя съедать лягушек и бифштексы,
введите личные награды и наказания.
Допустим, если вы съедаете в месяц планируемое количество,
то можете потратить на шопинг определенную сумму
денег.
Если не съедаете, то гораздо меньшую сумму.
Также вам поможет фиксация ваших достижений, например,
количество выученных слов или сделанных отжиманий.
Только это уже подталкивает к действиям.
А если вы будете делать это публично, это еще больше
будет вас мотивировать.
Вы можете составить таблицу, объединяющую все ваши бифштексы
и лягушки.
Она может выглядеть следующим образом.
Как мы видим, мы ежедневно отмечаем их выполнение
или невыполнение.
Если работа на сегодня не предполагалась – оставляйте
пустое место.
Минус – когда вы пропустили занятие, а галочка если
выполнили.
Повесьте эту таблицу на видное место.
Также в таблицу вы можете добавить промежуточные
радости, например, за каждые 15 галочек – покупаю следующую
приятную вещь.
Так у вас появится желание выполнять все каждый день.
Такую же таблицу вы можете составить на месяц или
год.
Например, если у вас есть задачи, которые желательно
делать каждую неделю.
К вышеуказанным задачам можно отнести поливку растений,
занятия в секциях, прохождение онлайн занятий, просмотр
роликов букича и т.д.
Глава 3.
Рабочий день.
План дня у вас должен быть в одном месте, поэтому перепишите
всё со стикеров и бумажек и запишите все, что держите
в голове в ежедневник.
Многие не ведут план дня, потому что все может быстро
измениться, но план и создан для того, чтобы можно было
быстро ориентироваться в изменяющихся обстоятельствах.
План – это не закон, при необходимости его можно
корректировать.
Планировать день можно как с вечера, так и с утра.
Ежедневник бывает двух типов, с удобным обзором
всей недели, когда не много ежедневных задач и с подробным
обзором конкретного дня.
Задачи, не привязанные к определенному дню, можно
записывать на стикерах и переклеивать их, вместо
того чтобы каждый раз переписывать.
Также можете сделать из плотной бумаги или картона
закладку, на которую запишите список самых актуальных
контактов или «темы для размышления».
Некоторые записывают на них долгосрочные цели,
чтобы всегда помнить о них и каждый день видеть
к чему вы стремитесь.
Есть три типа задач.
Во-первых, «Жесткие» задачи.
Они привязаны к конкретному моменту времени, например,
в 12 часов.
Во-вторых, «Гибкие» задачи.
У них есть срок, но нет конкретного времени, например, купить
сегодня книгу.
И, в-третьих, «бюджетируемые» задачи – это крупные приоритетные
задачи, у которых нет жесткого времени исполнения, но
которые требуют большого ресурса времени, например,
выделить на подготовку к презентации 2 часа.
Бюджетировать имеет смысл задачи продолжительностью
от 45 до 60 минут.
Начните планирование с жестких задач.
Затем в свободном пространстве укажите полный список гибких
задач и выделите красным 2-3 самые важные, с которых
вы и начнете их выполнять.
Время между жесткими задачи вы можете использовать
для выполнения красных задач.
И наконец, выделите необходимое время для бюджетируемых
задач.
Как вы можете видеть, мы не расписываем по времени
все задачи.
Благодаря этому мы довольно гибки к непредсказуемым
планам.
Поэтому рекомендуют жестко планировать не более 60%
рабочего дня, оставляя 40% времени в качестве резерва.
Допустим, если встреча затягивается, самое худшее,
что может произойти – сдвинется следующая встреча, а дальше
у вас будет резерв.
При составлении гибких задач указывайте, что именно
вы хотите добиться от этой задачи.
Например, не переговорить с Ивановым, а добыть у Иванова
информацию о чем-то.
Не провести совещание, а дать толчок определенному
проекту.
После того как такой список составлен, необходимо разместить
его по приоритетности.
При планировании жестких задач обязательно закладывайте
резервы времени, во-первых, на дорогу, т.е. вам нужно
дополнительное время на пробки.
Во-вторых, на вспомогательные дела – это время на то,
чтобы подготовится: собрать необходимые вещи, одеться
и т.д.
В-третьих, на организационные нестыковки – сюда можно
отнести контрольно-пропускной режим, т.е. проверка ваших
документов и вещей, поиск нужного адреса и т.д.
У специалистов по управлению проектами есть поговорка:
«умножь планируемый бюджет на два, длительность на
три – и ты получишь реальные цифры».
Аналогично поступайте и при оценке времени, прибавьте
к нему хотя бы 20%.
Придерживайтесь необходимой пунктуальности.
Прийти вовремя для вас должно значить прийти на
5-10 минут раньше начала встречи.
Чтобы спокойно раздеться, выпить чаю, причесаться
и т.д.
Глава 4.
Планирование.
Есть много различных видов планирования, вам нужно
выбрать тот, который подойдет для вашей работы.
Например, есть метод планирования «Кайрос» — это основа гибкого
планирования.
Данный вид планирования подойдет тем, у кого много
гибких задач.
Допустим, когда буду в банке – заплатить заодно и за
интернет, если позвонит клиент – обсудить идею
второго проекта и т.д.
Т.е. задачи связаны с каким-то контекстом, который мы
не знаем когда произойдет.
К контекстам можно отнести – места: банк, автосервис
или магазин.
Человека или группу людей, например, шефа, клиента
или друга.
Внутренние обстоятельства – это когда хочется или
не хочется работать, когда у вас прилив вдохновения
и т.д.
И внешние обстоятельства, здесь уже когда шеф будет
в хорошем настроении или когда примут какое-то правило.
Также контекстами могут быть «подчиненные», «отчетность»,
«командировка», «проекты» и множество других.
Сперва выявите актуальные для вас контексты, как правило
достаточно пяти – семи.
Создайте разделы в ежедневнике, для каждого контекста.
Когда вы столкнетесь с каким-то контекстом, вам
достаточно будет заглянуть в соответствующий раздел.
Например, выходя из кабинета, загляните в раздел «Офис»
или «Коллеги».
И можете заметить, что вам нужно найти и поговорить
с кем-то.
Выезжая из офиса, загляните в раздел «Места».
Так вы не забудете заехать в магазин или в банк.
А при звонке клиента, загляните в соответствующий раздел
и обсудите то, что намеревались.
Или можно записывать такие задачи на стикеры и прикреплять
на те дни, в которые вы предполагаете наступление «контекста».
Если это не произойдет, то переклейте на следующий
день.
Среднесрочные задачи можно организовать наглядно,
например, на большом листе ватмана или доске.
Такое планирование удобно при командной работе.
Разными цветами можно обозначить важность каждого проекта.
Техника планирования «День-Неделя».
Данной техникой могут воспользоваться те, у кого преобладают жесткие
задачи.
Для этого нужны всего три основных раздела: День,
включающий задачи на сегодня, Неделя – это среднесрочные
задачи, выполнение которых прогнозируется в ближайшие
неделю-месяц.
И год – долгосрочные задачи – все то, что не относится
к первым двум.
Так вам будет легче, чем вводить дополнительные
разделы месяц, квартал и т.д.
Вы можете действовать более гибко.
Вечером, при планировании следующего дня, просматривайте
раздел «Неделя».
Все дозревшие до выполнения задачи перенесите в раздел
«День».
Раз в неделю, при планировании следующей недели, просматривайте
раздел «Год».
И так же перенесите в раздел «Неделя» те задачи, которые
дозрели.
В разделе «Неделя», вы можете указать график каких-то
встреч или задачи на ближайшие несколько недель.
В разделе «Год» - план ключевых мероприятий, например,
выставки, конференции, годовые отчеты и т.д.
Сроки ключевых проектов, например, запуск новой
корпоративной информационной системы, сроки перехода
на новые стандарты отчетности и т.д.
А также список небольших задач с далеким сроком
исполнения, например, в январе уточнить у Иванова
о продаже машины.
Плюс график дней рождений, памятных дат и т.п.
Планирование задач со сложной структурой.
Это подойдет тем, у кого есть задачи, имеющие сложную
внутреннюю структуру, т.е. в ней много подзадач и за
каждую отвечает несколько человек.
К примеру, возьмем задачу – «Организация семинара».
Ее можно организовать с помощью двухмерного обзорного
графика.
В левой колонке разбейте задачу на несколько ключевых
подзадач, в каждой из которых наметьте конкретные дела.
Во второй колонке укажите исполнителя.
Также это могут быть поставщики, коллеги и т.д., в зависимости
от задачи.
А дальше распланируйте каждое дело по времени.
В этом случае каждый сотрудник будет знать за какую задачу
он отвечает, в какое время она должна быть сделана
и какие задачи должны быть сделаны до него.
Глава 5.
Приоритеты.
Первое с чего начинается расстановка приоритетов,
отказаться от всех дел, которые не соответствуют
вашим целям, ценностям и принципам.
Т.е. научитесь отказывать другим.
Например, подруга может попросить посидеть вечером
с ее ребенком, начальник встретить его родственников,
а ваш знакомый помочь его сыну устроиться к вам на
работу.
В этих случаях вам нужно отказать так, чтобы по возможности
не испортить отношения.
Да вы иногда можете и помочь им, если у вас есть время,
но нужно и уметь говорить «нет».
Во-первых, вы можете просто обмануть, например сказать
начальнику, что вечером везете ребенка в больницу
или встречаетесь с кем-то в ресторане, поэтому не
сможете забрать родственников.
Во-вторых, аргументируйте ваше «нет».
Скажите, что вы бы устроили мальчика на работу, но в
вашей компании строгие правила и он не справится
с тем-то и тем-то.
В-третьих, сделайте желаемое непривлекательным.
Например, скажите, я бы с радостью посидела с твоим
ребенком, но я чихаю.
Похоже у меня простуда, как бы не заразить его.
Или, я могу помочь устроиться к нам на работу, но зарплата
будет очень невысокая.
В-четвертых, найдите третий вариант.
Например, к сожалению, я не смогу помочь устроиться
в нашу компанию, но с радостью помогу грамотно написать
резюме.
Ну или просто скажите твердое «Нет», так люди будут знать,
что когда вы говорите «нет» — значит вы действительно
не можете, а когда «да» — значит на вас можно положиться.
Если вы вынуждены выполнять не только свою работу, но
и отвлекаться на другие, зафиксируйте письменно
выполняемые вами задачи и расходы времени.
Предъявите эти записи руководителю и объясните почему это
вредно для работы всего подразделения.
Помните, ваш личный комфорт руководителю мало интересен,
важна полезность ваших предложений для всего подразделения
и для руководителя лично.
Покажите сколько денег или клиентов теряет подразделение.
Например, попытавшись сэкономить 2000 рублей на грузчиках,
могут припахать офис менеджеров, чтобы они вынесли какие-то
габаритные вещи.
В итоге они потратят свое время, а подразделение
потеряет десятки тысяч рублей.
Вы также можете делегировать часть своих задач.
Поэтому подумайте о покупке внешней услуги – секретаря,
технического помощника, домработницы и т.д.
Или если вам нужно забрать документы в другом конце
города, куда поездка займет около двух часов в одну
сторону, а ваш час работы стоит $20, то зачем ехать
лично, если можно воспользоваться службой курьерской доставки
за $10.
А затем отмечайте такие дела в ежедневнике, чтобы
не забывать о них и постоянно контролировать.
Существует множество критериев приоритетности: срочность,
уровень руководителя, который поставил эту задачу, времязатратность,
вклад задачи в общий результат, наличие в данный момент
доступных ресурсов и т.д.
Вам нужно составить свои критерии, а затем прогнать
по ним все ваши дела, допустим оценив каждое дело по пятибалльной
или десятибалльной шкале.
То же самое и с долгосрочными целями.
Вы не можете одновременно открывать свой бизнес,
пытаться стать популярным футболистом и учить три
иностранных языка.
Нужно также выбирать и расставлять приоритеты.
Приоритетность также зависит от ваших стремлений в жизни.
Например, если для вас важней всего семья, вы откажетесь
от совещания, которое будет проходить в выходные.
Если безопасность, то установка сигнализации в доме, будет
важней обеда в ресторане и т.д.
Глава 6.
Информация.
Автор советует читать хотя бы одну серьезную книгу
в неделю.
При этом придерживайтесь следующих принципов: во-первых,
покупайте примерно в пять раз больше, чем реально
можете прочитать.
У вас должно быть пространство свободы в выборе книги,
в зависимости от настроения.
Во-вторых, читайте книги под определённую задачу.
Например, вам если вам нужно оформить продукт, почитайте
книгу про брендинг, если нужно расширить персонал
– книгу про методики отбора персонала и т.д.
В-третьих, обеспечьте себе возможность возвращаться
к нужной информации.
Для этого выписывайте на закладки краткую суть и
расставляйте их по всей книге или сканируйте страницы
с интересными мыслями и подшивайте их в отдельную
папку.
В-четвертых, как только прочитали что-то стоящее,
сразу внедряйте в практику и только после этого продолжайте
читать.
Помните, знание само по себе никакой ценности не
представляет.
В-пятых, можно выбрать две-три главы, которые вам реально
нужны и начать читать с них, а потом уже и все остальное.
Потому что иногда у нас не хватает времени дочитать
книгу до конца.
А еще создайте «место хаоса» — это такое место куда
будет попадать абсолютно вся информация: стикеры,
заметки, документы и т.д.
И как только это место разрастется, начинайте сортировать
данную информацию по критериям или выбрасывать не нужную.
Глава 7.
Поглотители.
К поглотителям можно отнести социальные сети, личные
разговоры на работе, излишне затраченное время на совещании,
когда вся работа стопорится и т.д.
Для начала начните фиксировать все, что вы делаете в течение
дня.
Обращайтесь к блокноту каждые полчаса-час и фиксируйте
все с точностью до 5-10 минут, меньше не нужно.
И в конце дня вы получите объективные данные о том,
на что тратится ваше время.
Желательно вести такой учет в течении месяца.
Обычно поглотители занимают около 50% нашего времени.
Благодаря этому вы узнаете, куда уходит ваше время
и почему вы ничего не успеваете.
Также вы поймете, какие дела вы можете делегировать.
Если вы начнете фиксировать количество затраченного
времени на различные поглотители, то у вас может возникнуть
спортивный интерес, как можно меньше потратить
на них времени завтра.
Но в некоторые поглотители, например, дорога на работу,
учебу и т.д. вы можете внедрить какие-нибудь полезные дела,
чем просто мучатся от скуки несколько часов.
Допустим, читать, либо слушать аудиокниги, учить язык,
обдумывать заранее составленный список вопросов или делать
исходящие звонки по не серьезным вопросам.
А при подготовке к совещанию руководитель заранее должен
определить, во-первых, формат совещания – это может быть
мозговой штурм или просто планерка, где вы скоординируете
действия членов команды, во-вторых, определить круг
необходимых участников, чтобы не отвлекать других,
в-третьих, определить список вопросов для обсуждения,
в-четвертых, обозначить длительность совещания
и назначить ответственного за время и в-пятых, заранее
отправить материалы или вопросы, по которым необходимо
будет принять решение на совещании.
Т.о. вы максимально сократите ваше время и время ваших
сотрудников.
