Lavorare in team da remoto (3 strategie pratiche) - YouTube
Benvenute ad una nuova puntata di Impact Girl! Questo è un mini episodio in quanto vi condivido
tre suggerimenti pratici per migliorare la comunicazione da un punto di vista proprio
concreto e pragmatico con i vostri collaboratori, interni esterni, part time, full time, qualunque
sia il modello che seguite.
Number one: cerca di essere più breve e coinciso possibile. Da quando ho effettuato questa
transizione da una situazione in ufficio dove la comunicazione era immediata e quasi se
vogliamo abusata, visto che comunicare è molto semplice, quindi ci sono interruzioni
continue, persone che viaggiano da una scrivania all'altra interrompendo altri colleghi, persone
che ascoltano la musica troppo alta e chi più ne ha più ne metta.. Quando ho fatto
questo shift una delle cose che di cui mi sono resa conto era la quantità di parole
inutili che utilizzavo ogni volta che o mi trovavo in una chiamata o in un meeting, oppure
scrivevo, per spiegare qualcosa o per rispondere a qualcuno.
Noi esseri umani o forse noi donne non lo so, questo commento forse non piacerà alle
femministe, però sì! Abbiamo la tendenza a parlare molto, quindi è probabile che questo
sia un problema che non avranno i maschietti. Io questo non lo so, però una delle cose
che ho notato è sicuramente la quantità di parole inutili che utilizzavo. Semplicemente
mi dilungavo un pochino troppo nelle spiegazioni e questo naturalmente e soprattutto in una
comunicazione da remoto non aiuta. Non aiuta ad andare dritti al punto e a far sì che
non ci siano dei fronti in diventi riguarda qual è l'obiettivo effettivo di questa comunicazione
e qual è la chiamata all'azione, cioè cosa bisogna fare poi. Quindi uno degli esercizi
che ho cominciato a fare appena ho fatto questo questa migrazione e che continuo a fare tutto
ora devo dire per mantenermi in allenamento è stato proprio cercare di ridurre la lunghezza
dei miei messaggi. Il che non significa che uno deve essere maleducato, nel senso, non
vuol dire essere, come dire, così concisi che sembriamo quasi arrabbiati, perché a
volte nella comunicazione telematica questo può accadere, no! Usiamo pure le nostre emoji,
i nostri smileys, le nostre gif, l'importante è che quando il messaggio è particolarmente
lungo venga e soprattutto articolato, venga comunque espresso nel modo più conciso e
sintetico possibile, magari in bullet points, in maniera tale che l'occhio possa anche scansionare
il testo e non ci si perda dentro. Inoltre non dimentichiamo il principio del
primacy recency, credo si chiami in inglese, non saprei come tradurlo in italiano ma non
ha alcuna importanza perché ve lo spiego. È il principio secondo il quale tutti tendiamo
a ricordare la prima e l'ultima cosa che vediamo o che ascoltiamo in una conversazione. Questo
cosa significa? Che se proprio proprio non possiamo non dilungarci, almeno cerchiamo
di inserire le informazioni principali all'inizio e alla fine del nostro messaggio, in maniera
tale che quello che non vogliamo venga assolutamente perso non verrà effettivamente perso. Tip
number two: rinforza i valori che rappresentano un pochino e che riflettono la tua azienda,
il team che lavora all'interno dell'organizzazione, piccola, media o grande che sia.
Questa è una cosa che può essere fatta in tanti modi. È un suggerimento molto utile
per preservare la cultura aziendale, laddove sia un elemento importante per te (come spero
che sia) ma non solo è anche uno strumento molto molto pratico per conoscere meglio i
tuoi collaboratori là dove magari non ci sia l'opportunità di incontrarsi, di scambiare
quattro chiacchiere molto spesso. Ripeto, la possibilità di rinforzare i propri valori
si manifesta in tante pratiche diverse. Quella che io preferisco è una pratica che prende
il nome di gratitude spree, quindi potremmo tradurla come la corsa alla gratitudine, che
avviene ogni lunedì all'inizio di ogni chiamata settimanale. Con tutto il team noi abbiamo
una sola chiamata nell'arco di tutta la settimana, una chiamata collettiva che appunto è al
lunedì mattina e che comincia con la gratitude spree, che consiste nel praticamente a turno
esprimere una o più cose per cui siamo grati quel giorno, quel weekend o quella settimana
che appena trascorsa e condividerla con tutti, qualcosa naturalmente che ci sentiamo a nostro
agio a condividere. Questo gratitude spree ha un doppio obiettivo o meglio ha una doppia
conseguenza positiva, che poi in realtà ho scoperto nel tempo mentre la applicavamo:
la prima è che quando magari qualcuno è un pochino down, un pochino giù, è successo
la qualunque nella propria nella propria vita, lo condivide con il team ma lo condivide sempre
portando quello che è l'aspetto più positivo della situazione. Non lo so, se per esempio
il sono particolarmente giù perché il mio cane è stato male nel corso del weekend sono
però particolarmente grata per il fatto che oggi sta meglio e quindi l'energia e il tono
che viene ad essere in qualche modo comunicato è completamente diverso rispetto a quello
che sarebbe se invece il fatto venisse raccontato dal punto di vista insomma del problema no
e non invece della brightside, quindi del lato positivo o chiamiamolo del lato più
costruttivo anche con cui vogliamo guardare il problema.
Il secondo e il duplice risultato di questo processo è che mi consente personalmente
di appunto capire se c'è qualcosina che non va magari nella vita personale dei miei collaboratori
e nel qual caso ecco capire come muovermi se appunto posso poi dare loro una mano da
un punto di vista di riorganizzazione delle proprie priorità. Quindi consente al team
di essere un pochino più aperto e trasparente là dove magari se non ci fosse questa occasione
la comunicazione non avverrebbe proprio e quindi diciamo che molte cose sarebbero date
per scontato o non sarebbero mai sapute. Tip number three: usare daily scrums! Non credo
ci sia una traduzione per questa pratica, il daily scrum è qualcosa che è una pratica
tra l'altro molto molto di moda. È stata molto di moda in realtà tempo fa, poi come
tutto è molto trendy per un periodo, lo fanno tutti, poi improvvisamente sparisce non lo
sente più nessuno. Noi abbiamo continuato a seguire la pratica dei daily scrum che è
qualcosa che facciamo ogni singolo gionro e ci consente di essere tutti sulla stessa
pagina, soprattutto appunto laddove non ci vediamo praticamente quasi mai se non una
volta ogni sei mesi se tutto va bene o una volta all'anno e quindi riuscire ad avere
un quadro complessivo di quello su cui ciascuno di noi sta lavorando, soprattutto per il coordinamento
è essenziale. Lo scrum deve seguire un pochino di regole, a mio avviso, per evitare che diventi
semplicemente una to do list dove si senza né arte né parte automatica che qualcuno
fa soltanto perché deve essere fatta. Che cosa sono queste regole?
Beh innanzitutto, per quanto ci riguarda all'inizio di ogni scrum, che altro non è, per chi non
sapesse che cos'è uno scrum è una lista di task principali, di focus principali che
vengono svolti nel corso della giornata. All'inizio della lista mettiamo sempre il focus principale
per la nostra settimana. Diciamo che ciascuno di noi lavora sempre ad un progetto principale,
che probabilmente richiede la maggior parte del tempo, che però non è l'unica cosa che
facciamo. Quindi il resto dello scrum possono essere o un breakdown di quel focus, se è
un focus particolarmente grande, quindi tutte le tasks che rientrano in quel focus per la
settimana, oppure altri tasks che non necessariamente sono collegate a quel focus. Però una scorsa
a tutti i focus di tutto il team è utilissima per capire se siamo tutti allineati o se magari
c'è qualche fraintendimento riguardo qual è la direzione che dobbiamo seguire in questo
momento. Un'altra regola importante è quella di non fare questi scrum, queste liste troppo
lunghe e quindi di non superare i 6 punti, che sono già tanti, perché poi diventano
soltanto delle liste di cose da fare infinite che diciamo è come se un po' andassero a
minare quello che è il significato vero dello scrum, che è quello proprio di definire un
pò le proprie priorità. In linea di massima per intenderci non ci dovrebbe essere nello
scrum un qualcosa che richiede più di due si meno di 2-3 minuti per essere fatta. Quella
non è più ecco quello è un follow up, quello è qualcosa di veloce che si può fare, ma
non è necessariamente qualcosa che vogliamo mettere nello scrum.
Quindi nello scrum si inseriscono tutte le cose che richiedono dai venti minuti in poi
perché posso dare presenta io direi anche mezz'ora in poi che rappresentano un pochino
ecco, richiedono un'attenzione un focus diversi rispetto a dei follow up a messaggi e mail
che magari possono essere fatti in pochi secondi e che in realtà sono più distrazioni che
non effettivamente il deep focus work che invece ci serve per portare avanti i progetti
principali. Una cosa importantissima a questo proposito
per far capire come utilizzare lo scrum nel modo più efficace possibile è comunicare
ai tuoi collaboratori che lo scrum non è uno strumento di controllo perché tu guardi
quello che viene fatto. Di fatto io raramente leggo uno scrum dall'inizio alla fine ma gli
do proprio una scorsa generale per avere un feeling generale di quello che sta accadendo.
Anche perché è molto utile a me per definire come promemoria rispetto appunto qual è il
focus che stiamo seguendo. Quindi annotato in passato grandi fraintendimenti riguardo
al perché questo scrum. Diciamo che in un team da remoto è importante ci siano delle
regole di base. Non c'è da timbrare il cartellino, c'è una grande flessibilità, si può lavorare
un po' quando si vuole però è importante che ci siano delle regole che vengono accordate
in modo comune da entrambe le parti. Una di queste per noi è lo scrum che non è una
condizione negoziabile cioè non è qualcosa che puoi scegliere se fare o no.
Naturalmente lo scrum va inviato prima che inizi la propria giornata lavorativa perché?
Ecco mi è capitato anche in passato di vedere scrum arrivare a fine giornata..ecco questo,
ancora una volta rende lo scrum del tutto inutile! Lo scrum serve proprio per dare un
gps direzionale per la giornata, sia individuale perché poi quando abbiamo una direzione precisa
da seguire la produttività va alle stelle, sia collettiva perché tutto il team sa dove
stiamo andando. Ecco queste quindi sono le tre tips che volevo condividere assolutamente
con voi in questo mini episodio! Spero che vi siano state utili e come sempre noi ci
sentiamo alla prossima! Questo è tutto per la puntata di oggi. Spero
di averti dato qualche utile spunto che potrai implementare sin da subito. Se crescere un
business in cui credi sul web in modo autentico e proficuo è parte dei tuoi piani e non sei
ancora entrata in Biz Academy mi puoi farlo visitando il sito Biz-academy.it
Noi come sempre ci sentiamo e vediamo alla prossima puntata impact [Musica]
